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Boîte à outils AOF : Essentielles

Mobilisation des ressources de la Ville pour la planification familiale et la santé sexuelle et reproductive des adolescents et jeunes

De quoi s’agit-il?

Dans le cadre de la mise en œuvre de la politique de décentralisation à travers leurs compétences transférées, les Municipalités sont investies d’une mission de service public relatif aux services sociaux de base tels que la santé, l’éducation, etc. Ainsi elles mettent en œuvre la politique sanitaire de la ville et engagent des ressources pour la fourniture de service. Pour appuyer les municipalités dans cette dynamique, la Fondation Bill & Melinda Gates à travers The Challenge Initiative met en place un « business unusual » visant à coacher la Ville à mettre à l’échelle une approche qui leur permet de mettre en œuvre des interventions à fort impact pour améliorer durablement les résultats en matière de santé reproductive et de planification familiale. Cet accompagnement suit plusieurs étapes : 1) Auto-sélection ; 2) Mise en oeuvre ; 3) Pré-autonomisation ; 4) Autonomisation et 5) Post-autonomisation ; dont l’objectif est de graduer la ville et de la rendre autonome dans la mise en œuvre des programmes de PF/SSRAJ.

Pour parvenir à cela, en plus de la subvention de TCI, la municipalité apporte une contrepartie financière, matérielle et humaine permettant de couvrir les besoins liés à la mise en œuvre du programme de façon durable. Pour assurer la pérennité de la mise en œuvre du Programme, la contribution financière est institutionnalisée et inscrite dans le budget de la Municipalité.
Pour mobiliser les ressources dans une ville, trois types de ressources locales sont identifiées, il s’agit de :

Financière : c’est un montant alloué par le gouvernement local (municipalité) pour la mise en œuvre de programme de planification familiale. Ces ressources proviennent du budget annuel de la municipalité, du secteur privé à travers la Responsabilité sociale des entreprises (RSE) ou de la Communauté par le biais des comités de développement sanitaire (CDS) ou des comités de gestion (COGES).
Matérielle : Il s’agit de la contribution en nature dans la mise en œuvre des activités qui comprend la mise à disposition de salle pour des ateliers ou réunions, l’acquisition du carburant pour les déplacements, la mise à disposition de chaises et de bâches pour certaines activités, l’acquisition de produits contraceptifs par la municipalité pour appuyer l’offre de service SR/PF, etc
Humaine : Il s’agit de mise à disposition de personnels et de cadres compétents pour le renforcement de capacités des acteurs locaux (élus, prestataires, agents communautaires, etc.) lors des formations. Il s’agit de personnels locaux qui mettent à disposition leur connaissance pour contribuer à la mise en œuvre des activités.

Des outils de collecte sont déployés dans les villes pour valoriser et capitaliser les ressources locales en nature et de prestation intellectuelle.

Spécifiquement, la mobilisation des ressources repose sur :

Une démarche d’information et de partage du modèle au Maire et au bureau municipal ;
Un accompagnement de la ville à travers une série de rencontre afin de partager la compréhension du modèle TCI pour susciter l’intérêt de la ville au programme ;
Un coaching managérial de la Municipalité pour la mise en œuvre des étapes du processus pour matérialiser l’enrôlement et mobilisation des ressources propres de la Ville (Soumission DEI, Engagement financier de la Ville, élaboration du programme de renforcement, signature de l’accord de partenariat, inscription dans le budget) ;
La mise en place des outils de mobilisation des ressources propres ;
La création et la mise en place d’un Groupe de Plaidoyer et de Suivi.

Elle a pour objectifs :

D’impliquer la ville et d’assurer l’appropriation du modèle par les acteurs locaux ;
D’institutionnaliser la mise en œuvre du modèle et les interventions à fort impact pour l’offre de service PF/SSRAJ ;
De rendre durable la mise en œuvre du programme ;
De mettre à l’échelle les pratiques à haut impact ;
De rendre la ville autonome dans l’exécution des programmes PF/SSRAJ par la graduation.

Quels sont les bénéfices de cette approche?

Disponibilité de ressources pour les programmes de planification familiale ;
Bonne compréhension de l’importance et des enjeux liés à la PF/SSRAJ dans le développement ;
Amélioration du leadership de la Municipalité dans la mise en œuvre de la politique sanitaire de la Ville ;
Institutionnalisation et durabilité des interventions PF/SSRAJ ;
Amélioration de la fourniture des services PF/SSRAJ ;
Meilleure collaboration entre le système de santé et la municipalité dans la coordination de l’offre de service sanitaire ;
Meilleur engagement de la communauté dans la mise en œuvre des programmes PF/SSRAJ ;
Une plus grande redevabilité dans la mise en œuvre du Programme.

Comment la mettre en œuvre?

La mobilisation des ressources propres de la Ville obéit à 7 étapes qui se présentent comme suit :

Étape 1 : Marketing du modèle TCI pour un engagement financier

Présentation de TCI au Maire

Cette étape consiste à organiser une rencontre de présentation du modèle par le HUB TCI au Maire et à l’équipe municipale, il s’agira pour cette activité de faire comprendre l’objectif du programme et les principes de mise en œuvre. Pour se faire, il faudra

Identifier la Municipalité avec un potentiel d’impact important pour la mise en œuvre du Modèle
Présenter le modèle TCI et ses avantages en démontrant les résultats obtenus dans d’autres villes et ses impacts
Démontrer au Maire l’impact du renforcement de la collaboration entre le Système de Santé et la Municipalité grâce à la mise en œuvre du Programme
Définir les prochaines étapes.

Présentation de TCI au système de santé

Dans le processus d’enrôlement de la Ville, une session d’orientation est effectuée au profit des acteurs du système de santé afin de leur permettre de comprendre le modèle TCI est ses objectifs à travers la mise œuvre, l’institutionnalisation et la mise à l’échelle des PHI. Cette étape consiste également pour TCI de démontrer l’impact du modèle sur l’amélioration des indicateurs relatifs à la Santé de la Mère et de l’Enfant, c’est dans ce sens que le niveau central à travers la Direction en charge de la Santé de la Mère et de l’Enfant est associé à cette étape.

Plaidoyer du Système de santé auprès du Maire pour la mobilisation des ressources pour la PF avec l’appui de TCI

Cette étape consiste à faire un plaidoyer pour sensibiliser le Maire sur l’importance d’investir dans la planification familiale pour le bien-être de la communauté. Pour ce faire, il faut que le système :

tienne une rencontre de partage des objectifs du Programme auprès la Municipalité avec la participation de TCI ;
partage la situation de la PF/SSRAJ de la Ville, les défis et les besoins pour une amélioration de la santé Mère-Enfant.
Sensibilise le Maire sur la nécessité de s’engager pour mobiliser les ressources de la ville pour la mise en œuvre d’un programme de planification familiale dans la localité avec l’appui de TCI pour améliorer la santé de la mère et de l’enfant.

Étape 2 : Soumission de la Lettre d’Engagement

Une fois que le Maire accepte de s’engager pour mettre en œuvre un programme de renforcement de la PF dans sa commune, il doit soumettre à TCI une lettre d’engagement qui précise le montant en nature et en espèce que la municipalité va mobiliser par an.
Pour assurer une durabilité et une prédictibilité des ressources de la municipalité pendant la durée de l’assistance technique de TCI et au-delà, la Mairie doit s’engager à augmenter sa contribution d’au moins 25% chaque année et de l’inscrire dans une ligne budgétaire.
Pour matérialiser cet engagement un coaching des membres de la Municipalité et du Système de santé est assuré par TCI afin de s’assurer de la compréhension des principes de mobilisation des ressources propres avec une augmentation de 25% annuel de la contribution financière de la Municipalité. Ce coaching managérial consiste à mettre disposition de la Municipalité les outils pour l’engagement et le suivi de la mobilisation des ressources.

Étape 3 : Elaboration du Programme de la Ville

Cette étape consiste à l’élaboration du plan de renforcement de la PF/SSRAJ de la Ville par les acteurs locaux (municipalité, système de santé et communauté). C’est ainsi que selon une démarche participative et inclusive qu’un plan de renforcement est élaboré et budgétisé. Pour ce faire il faut organier un atelier de 3 jours avec pour objectifs :

Faire le diagnostic situationnel de la Ville (sanitaire, socio-économique…)
Mener l’évaluation de la qualité et la durabilité des interventions PF/SSRAJ avec l’outil RAISE
Faire une analyse des parties prenantes pour identifier les niveaux d’influence de chaque acteur dans la fourniture du service PF/SSRAJ
Identifier les besoins du système de santé pour la fourniture de service de PF/SSRAJ de qualité
Identifier les activités prioritaires en matière de PF/SSRAJ de la Ville
Elaborer un plan d’actions
Faire la quantification et la budgétisation des activités
Mettre en place un cadre de coordination et de suivi de la mise en œuvre du plan d’actions
- Comité Conjoint de Pilotage
- Unité de Coordination et de Gestion
- Accord-cadre de partenariat entre la Municipalité et le Système de santé

Étape 4 : Signature de convention de partenariat

Pour la formalisation du partenariat et l’engagement des différentes parties prenantes, la mobilisation des ressources locales nécessite un cadre normatif et légal pouvant régir l’utilisation des ressources de la Municipalité. Pour la mise en œuvre du Programme trois institutions sont engagées, il s’agit précisément de la Municipalité, du système de santé et de TCI, ainsi pour identifier les rôles et responsabilités des parties prenantes deux accords de partenariat sont signés :

Un accord de partenariat entre TCI et la Municipalité
Un accord de partenariat entre la Municipalité et le District Sanitaire

Entre TCI et la municipalité

Il s’agit de la convention de partenariat qui régit l’appui de TCI à la Municipalité

Soumettre le plan de renforcement PF/SSRAJ de la Ville par GATES INSTITUTE pour approbation
Approbation du plan de renforcement par GATES INSTITUTES
Envoie du sous accord à la Municipalité pour signature

Entre le système de santé et la municipalité

Cette convention de partenariat est signée entre la Municipalité et le District afin de permettre une meilleure collaboration et la détermination des rôles et responsabilités des différentes parties prenantes dans la mise en œuvre du Programme. Cette démarche s’inscrit dans la dynamique de durabilité, en effet, dans le cadre de la mise en œuvre des politiques de santé, la municipalité dans sa compétence transférée appuie le système de santé dans la fourniture de service. Ainsi pour une meilleure collaboration les différentes parties prenantes s’engagent pour une bonne coordination des activités.

Les étapes suivantes sont identifiées :

Facilitation par TCI de la pertinence de la signature de cette convention de partenariat
Partage par TCI des différentes rôles et responsabilités avec le Système de Santé et la municipalité pour validation
Elaboration d’une convention de partenariat
Partager la convention de partenariat pour amendement et signature

Étape 5 : Mise en place d’instances pour la mobilisation et le décaissement des ressources financières

Orientation des élus et agents techniques de la Municipalité sur l’importance de la SR/PF

Cette étape consiste à renforcer les connaissances des élus et agents techniques de la municipalité sur l’importance de la Planification dans le développement local. Cette activité cible principalement les élus locaux qui représentent l’exécutif local et qui ont la responsabilité d’orienter la vision de la municipalité et de voter les budgets. Pour ce qui concerne les agents techniques ; ils ont la charge d’appuyer la mise en œuvre du programme et constituent le bras technique de la municipalité pour le déroulement des activités. Pour mener à bien cette activité, les étapes suivantes sont nécessaires :

Elaborer un module de « formation des élus locaux sur les enjeux de la SR/PF dans le développement local » en collaboration avec le système de santé ;
Identifier avec le Système santé le formateur
Identifier avec la Municipalité les participants cibles
Elaborer les TDRs de l’activité

Mise en place d’un Groupe de Plaidoyer et de Suivi

Pour s’inscrire dans la durabilité du modèle TCI dans les villes graduées qui ont atteint un niveau d’autonomie leur permettant d’assurer de façon durable la mise en œuvre des Pratiques à Haut Impact, un Groupe de Plaidoyer et de Suivi (GPS) est mis en place par Arrêté du Maire. Le GPS a pour mission de mobiliser des ressources financières de la municipalité et des autres donateurs pour la mise en œuvre efficace et durable des Interventions à Haut lmpact de PF/SRAJ conformément aux normes de qualité, d’élaborer les plans d’actions post graduation de la Ville et de suivre de la mise en œuvre des plans d’actions post-graduation.

Le GPS est composé des champions PF issus d’élus locaux, d’acteurs communautaires, des prestataires et acteurs du système de santé, des Jeunes Leaders Transformationnels et toutes autres personnes ressources.

Étape 6 : Coaching pour l’inscription d’une ligne budgétaire dédiée à la PF/SSRAJ dans le budget de la Municipalité

Cette étape constitue l’une des plus importantes dans le processus de mobilisation des ressources locales en ce sens qu’elle permet une institutionnalisation de la mobilisation des ressources de façon durable à travers le budget de la Municipalité. Pour y parvenir un plaidoyer est mené par les acteurs locaux, les élus et le partenaire d’appui afin que le Conseil Municipal l’adopte et le vote. L’orientation des élus et agents techniques de la Municipalité et la mise en place d’un groupe de plaidoyer et de suivi sont des éléments contributifs de cette activité. L’objectif visé également est l’inscription dans les documents de planification locale tel que le plan annuel d‘investissement, le plan triennal d’investissement, le plan de développement local, etc. En effet, il s’inscrit dans le renforcement de la Municipalité à traduire une vision de son engagement en faveur de la SR/PF qui se traduit par l’inscription des montants prévus dans le budget et la mobilisation des ressources propres. Ce mécanisme permet de pérenniser et d’institutionnaliser le financement du programme.

Étape 7 : Coaching pour le décaissement

Pour matérialiser l’engagement et l’inscription dans le budget de la Municipalité, un coaching permanent est assuré avec la Municipalité par TCI pour assurer le décaissement des montants engagés. Ainsi les instances de coordination (UCG, CCP) et l’évaluation de la qualité et de la durabilité des interventions PF/SSRAJ (RAISE) mise en place permettent d’assurer le suivi du décaissement et d’assurer le coaching des différents membres notamment ceux de l’Unité de Coordination et de gestion (UCG). En effet, les réunions des instances de coordination constituent le cadre de suivi du plan d’action et permettra de mesurer le niveau de mobilisation des ressources propres, d’identifier les goulots d’étranglements et de proposer des solutions pour l’effectivité du décaissement.

Le coaching vise les acteurs au niveau de la Municipalité, du système de santé et communautaire. Il a pour objectif de renforcer les capacités autour des aspects liés au décaissement des fonds engagés eu égard aux gaps constatés. Ce coaching est mis en œuvre par le staff de TCI mais également par les personnes ressources de la Municipalité.

La fréquence du coaching lié au décaissement des fonds engagés par la Municipalité n’est pas définie, il est adapté au contexte en fonction des gaps constatés.

Conseils

La clé du succès dépend :

D’une bonne appropriation du modèle TCI par les parties prenantes
D’une sensibilisation des élus sur l’importance de la SR/PF dans le développement local
De l’identification de personnes ressources au sein de la Commune et du Système de santé pour porter le plaidoyer auprès des autorités locales
De l’inscription dans le budget d’un montant dédié à la PF/SSRAJ
Développement d’une approche d’appropriation du modèle TCI par les acteurs locaux à travers l’implication des acteurs locaux dans toutes les étapes du processus de mise en œuvre du modèle, notamment dans l’élaboration du programme, la mise en œuvre et le suivi.
D’un fort engagement du groupe de plaidoyer et de suivi pour le financement de la PF/SSRAJ
Du partage des données sur les effets de la mise en œuvre du programme dans la ville sur le développement sanitaire lors des cadres de concertation statutaires.

Défis

Prise en compte de la PF/SSRAJ dans la politique sanitaire de la ville
Décaissement des ressources financière de la municipalité à temps
Lourdeur administrative
Instabilité politique et institutionnelle
Changement de leadership à la tête des municipalités après une élection
La mise en place d’un bon dispositif de collecte et de valorisation et de validation des dépenses de la contribution locale

Preuves

Montant des ressources financières locales mobilisés et dépensés.

Cette démarche a permis de faire comprendre aux villes l’approche de mise en œuvre du Programme de TCI et l’impact de la mobilisation des ressources dans la durabilité du Programme. Ainsi les villes de Koumassi, Abobo, Yopougon, Bouaké, UCOZ, Niamey, Ziguinchor, Nioro, etc. ont intégré la PF/SSRAJ dans leur document de planification locale et inscrit dans leur budget des montants dédiés pour la mise en œuvre des activités liées à la PF/SSRAJ. Ainsi entre la phase 1 (2016-2021) et la phase Next Gen (2021-2023), les villes en FWA ont mobilisé 1 053 952 $ et dépensé 563 809 $ en ressources financières locales pour la PF/SSRAJ à travers leur budget. De plus, les villes à travers la mise à disposition des salles de réunions, des chaises, du matériel de sonorisation, etc. contribue à la mise en œuvre des activités. La stratégie de coaching a permis de renforcer la capacité des masters coachs sur la mise en œuvre des PHI, en retour ces Masters coachs auront la charge de coacher les prestataires de tous les PPS, cette contribution est valorisée et évaluée en coût puis intégrée dans la contribution locale. Dans la mobilisation des ressources locales les Villes de Nioro et Ziguinchor ont recruté des sage-femmes mis à la disposition du Système de santé pour appuyer et renforcer le système de santé et appuyer la fourniture de services PF/SSRAJ.

Estimation des coûts

Les postes de dépenses à prendre en compte sont :

La tenue de la session de marketing pour l’enrôlement de la Ville
La tenue de l’atelier d’élaboration du plan de renforcement PF/SSRAJ
La tenue de l’orientation des élus locaux
Les frais liés aux actions de plaidoyer
Les frais liés aux réunions de préparation des activités de plaidoyer

Indicateurs

Nombre de lettre d’engagement de la Ville soumis
Nombre de Plan de renforcement PF/SSRAJ élaboré
Nombre de sous-accord signé entre la Ville et TCI
Taux de dépense des ressources financières engagées par les municipalités
Arrêté de mise en place du GPS signé
L’inscription d’une ligne de crédit dédié à la PF/SSRAJ dans le budget de la Ville

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Essentielles

Liste des Ressources

Présentation modèle TCI
Modèle Lettre d’engagement intégrant le montant de la contrepartie
Module de formation sur le plaidoyer à l’intention du GPS
Module de formation des élus et agents techniques de la Municipalité sur l’importance de la SR/PF
Arrêté mise en place GPS
Modèle convention de partenariat entre le District Sanitaire et la Municipalité
Stratégie de coaching de TCI
TDRs atelier de formation des élus et agents techniques de la Municipalité sur l’importance de la SR/PF
TDRs atelier de formation du Groupe de Plaidoyer et de Suivi