عمل جائزہ کے بعد (اے اے آر)

یہ کیا ہے؟

پروجیکٹ ٹیموں کے لئے ایک منظم جائزہ عمل یا ڈی بریف —عام طور پر ایک میٹنگ— پروجیکٹ ٹیموں کے لئے کسی ایسے واقعہ یا کام پر غور کرنا جو انہوں نے ابھی مکمل کیا ہے اور تجزیہ کریں کہ کیا ہوا اور کیوں، کیا اچھا کام کیا، اور مستقبل میں بہتر یا مختلف طریقے سے کیا کیا جاسکتا ہے۔

اے اے آرز ہمیں اپنے تجربے سے سیکھنے اور منصوبے کے اگلے مرحلے میں سیکھے گئے اسباق کا اطلاق کرنے یا اگلی بار کام مکمل ہونے پر زیادہ موثر طریقے سے انجام دینے کی اجازت دیتے ہیں۔ TCI نائجیریا نے باؤچی اور اوگن ریاستوں میں 72 گھنٹے کی اپنی پہلی چند تبدیلیوں کے بعد اس طریقہ کار کا استعمال کیا ہے۔

اسے کب استعمال کریں؟

• بعد ایک تقریب (جیسے تربیتی ورکشاپ، رابطہ اجلاس، اشتراک منصفانہ)
• تکمیل کے بعد ایک سرگرمی کی (جیسے بیس لائن سروے، منظم ادب کا جائزہ)
• اے اے آر ایک مفید ہیں پیروی ہمارے کام کے منصوبے میں ٹیم کی کسی بھی اہم کوشش کے لئے سرگرمی

ہدایات

1. بہترین نتائج کے لئے، ایک کھلا اور بھروسہ کرنے والا ماحول بنائیں اور برقرار رکھیں تاکہ شرکاء آزادانہ طور پر بات کر سکیں۔ ایک غیر جانبدار لہجہ سیٹ کرنے کی کوشش کریں۔
2. بحث کی رہنمائی کے لئے درج ذیل سوالات کا استعمال کریں۔ آپ کو تمام سوالات استعمال کرنے کی ضرورت نہیں ہے، صرف وہ جو مددگار ہیں۔ سوالات کا مقصد ایک مشترکہ قائم کرنا ہے ادراک زیر نظر کام شے کی؛ پیدا عکس پروجیکٹ، سرگرمی، واقعہ یا کام کے دوران کامیابیوں اور ناکامیوں کے بارے میں؛ اور مخصوص، قابل عمل شناخت میں مدد کریں سفارشات.
3. تمام فیڈ بیک ریکارڈ کرنے کے لئے ایک نوٹ ٹیکر تفویض کریں تاکہ مستقبل میں اس تک رسائی حاصل کی جا سکے۔
4. اے اے آر کو بنیادی طور پر اس پر توجہ مرکوز کرنی چاہئے عمل لوگوں سے زیادہ.
5. رائے اور حل فراہم کرنے میں ٹیم کے تمام ارکان کو مشغول کریں۔
6. جہاں کہیں بھی پروجیکٹ/سرگرمی کا باقی مواد محفوظ کیا جاتا ہے وہاں نتائج کو محفوظ کریں اور شیئر کریں - دوسروں کے لئے یہ سیکھنے کے لئے کہ کون اسی طرح کا پروجیکٹ/سرگرمی کر سکتا ہے۔
7. پیئر اے اے آر پر ایک مختصر (1-2 صفحہ) تحریر تیار کریں، جس میں کی جانے والی سرگرمی، حاصل کردہ سیکھنے اور منصوبہ بندی کے نتیجے میں ہونے والے کسی بھی عملی اقدامات کو بیان کیا جائے اور سہ ماہی حب رپورٹ میں شامل کیا جائے۔

اہم سوالات

1. ہم نے کیا کرنے کے لئے طے کیا؟ متوقع نتائج کیا تھے؟

2. ہم نے اصل میں کیا کیا؟ اصل نتائج کیا تھے؟ 

3. اگر اختلافات تھے تو ان کی وجہ کیا تھی؟

4. کیا کام کیا؟ کیوں?

5. کیا نہیں کیا؟ کيوں نہيں? دوسرے لفظوں میں، مختلف طریقے سے کیا کیا جا سکتا تھا؟

6. ٹیم کیا برقرار رکھے گی یا بڑھائیں گی؟

7. اگلی بار آپ مختلف طریقے سے کیا کریں گے؟

8. جو کچھ سیکھا گیا اس کا اطلاق کرنے کے مستقبل کے کچھ مواقع کیا ہیں؟

ڈیٹا کا جائزہ: سرخیوں کے ساتھ آ رہا ہے

یہ کیا ہے؟

شواہد کا ایک بڑھتا ہوا ادارہ ہے جس سے پتہ چلتا ہے کہ لوگ اپنے فیصلوں کو مطلع کرنے کے لئے اصل میں ڈیٹا اور شواہد کا استعمال کرنے کے لئے جدوجہد کرتے ہیں۔ اگرچہ اس کی کئی وجوہات ہیں لیکن اس کی ایک اہم وجہ یہ ہے کہ ٹیمیں اور تنظیمیں اکثر اپنے پاس موجود اعداد و شمار اور شواہد کو داخل کرنے میں ناکام رہتی ہیں۔ اگر لوگ اپنے ڈیٹا کی تشریح یا غور نہیں کرتے ہیں تو ان کے فیصلوں سے آگاہ کرنے کے لئے اس کا استعمال کرنے کا امکان بہت کم ہوتا ہے۔

"سرخیوں کے ساتھ آنا" نقطہ نظر شرکاء کو ایک اخبار کا پہلا صفحہ تیار کرکے ڈیٹا ہضم کرنے میں مدد کرتا ہے جو ڈیٹا سے ان کے اہم ٹیک وے کو اجاگر کرتا ہے۔

اسے کب استعمال کریں؟

کسی بھی وقت آپ کے پاس معیاری اور مقداری ڈیٹا دونوں ہوتے ہیں اور آپ ڈیٹا جائزہ میٹنگ کے حصے کے طور پر ان کا جائزہ لینے کا منصوبہ بنا رہے ہوتے ہیں۔

ہدایات

2. انفرادی عکاسی – ہر فرد سے تقریبا 10 منٹ لینے کے لئے کہیں:
   • کوائف کا جائزہ لیں
   • ان سوالات پر غور کرکے اخبار کا سرورق تیار کریں:
     • یہاں مرکزی کہانی کیا ہے؟
     • ہمارے کون سے اہم اقدامات ہیں جن کو تقویت دینے کی ضرورت ہے؟
3. گروپ کام
   • 2-3 کے گروہوں میں تقسیم کریں
   • ہر گروپ سے کہیں کہ وہ فلپ چارٹ کاغذ کے ٹکڑے پر ایک گروپ اخبار کا سرورق ڈیزائن کرنے میں تقریبا 20 منٹ لے اور انفرادی کام میں مشترکہ موضوعات کی شناخت کرے جو کیا گیا تھا
4. گیلری واک
   • ہر ٹیم کو دیوار پر اپنے فلپ چارٹ پوسٹ کریں اور لوگوں سے کہیں کہ وہ گھومیں اور سرخیوں کا جائزہ لیں۔ گروپ کا ایک رکن سرخیوں کی وضاحت کرنے کے لئے پیچھے رہ سکتا ہے۔ شرکاء کو ہر گروپ کے فلپ چارٹ پر تبصرے چھوڑنے کے لئے پوسٹ آئی ٹی نوٹ فراہم کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ لوگ پورے کمرے میں گھومیں۔ تقریبا 10 منٹ.
5. گروپ تقریبا 10-15 منٹ کے لئے واپس شیئر کریں
6. عکاسی:
   • ایک ہی کیا ہے؟
   • کیا مختلف ہے؟
   • کیا سرخیوں میں کوئی تضاد ہے؟
   • کوئی مماثلت سب سے اوپر اٹھجاتی ہے؟
7. اس کے بعد، ڈیٹا ریویو پر ایک مختصر (1-2 صفحہ) تحریر تیار کریں: سرخیاں سرگرمی، کی جانے والی سرگرمی، حاصل کردہ سیکھنے اور کسی بھی نتیجہ کار اقدامات کی منصوبہ بندی کو بیان کرتے ہوئے، اور سہ ماہی رپورٹ میں شامل کریں۔

دیگر سہولت کی تجاویز

• شرکاء کو ڈیٹا ہضم کرنے اور سرگرمی شروع کرنے سے پہلے واضح سوالات پوچھنے کے لئے کافی خاموش انفرادی وقت دیں۔ سرخیوں کی سرگرمی کرنے سے پہلے آپ پی پی ٹی کے ذریعے ڈیٹا شیئر کرنے پر غور کرسکتے ہیں۔
• انفرادی عکاسی کے لیے 11 ایکس 17 کاغذ کے ٹکڑے استعمال کریں تاکہ شرکاء کو ڈیٹا سے اہم نکات ('بریکنگ نیوز') حاصل کرنے کے لیے درکار جگہ مل سکے۔
• یہ سرگرمی بڑے گروپوں (7+) کے لیے بہترین ہے لہذا ڈیٹا پر متعدد نقطہ نظر شیئر کیے جا سکتے ہیں۔
• شرکاء کو تفریح کرنے اور اپنی سرخیوں، خبروں، ڈیٹا کے تصورات وغیرہ کے ساتھ تخلیقی ہونے کی ترغیب دیں۔
• شرکاء کو شراکت دار یا چھوٹے گروپوں میں اشتراک کرنے کا موقع دینے کے ساتھ ساتھ ایک بڑے گروپ میں اہم نکات شیئر کرنے کا موقع دیں۔
• سرگرمی کے بعد، سرگرمی سے حاصل ہونے والے ٹیک وے کو تقویت دینے کے لئے اپنے دفتر میں کہیں سرخیاں دکھائیں۔

فیل فیئر / ناکامی پینل

یہ کیا ہے؟

ناکامی ممکنہ طور پر ہمارے سب سے بڑے "کھوئے ہوئے" سیکھنے کے مواقع میں سے ایک ہے۔ "ناکامی" کی اصطلاح کے گرد بدنامی بہت سے افراد کو دوسروں کے ساتھ ،یہاں تک کہ اپنے عملے کے ساتھ "ناکامی" سمجھنے سے روکتی ہے۔ موبائل ایکٹو نامی ایک غیر سرکاری تنظیم (این جی او) جو سماجی تبدیلی کے لیے موبائل ٹیکنالوجی کا استعمال کرتے ہوئے لوگوں، تنظیموں اور وسائل کو جوڑنے کے لیے بنائی گئی ہے، نے لوگوں کو ناکامیوں کے بارے میں بات چیت میں آسانی پیدا کرنے کے لیے یہ طریقہ ایجاد کیا ہے۔

بہت زیادہ مزاح کا استعمال کرتے ہوئے، اور ہدایات کے تحت درج سات مختصر قواعد، اپنے ساتھی ساتھیوں یا مکمل اجنبیوں کے ساتھ اپنی کہانی شیئر کریں۔ عالمی بینک سے مستعار لیے گئے اس کا مقصد "تجربے سے سبق حاصل کرنا اور یہ دیکھنا ہے کہ اسی طرح کے منصوبوں پر کام کرنے والے دیگر ساتھیوں کے لیے یہ کس طرح مفید ثابت ہو سکتا ہے اور عملے کے درمیان مزید کھلے مکالمے کو فروغ دینا ہے کہ مختلف قسم کے پروجیکٹ چیلنجوں کی شناخت کیسے کی جائے اور ان کا جواب کیسے دیا جائے، تاکہ انہیں مزید کامیاب بنایا جا سکے۔"

اسے کب استعمال کریں؟

فیل فیئر اس وقت سب سے زیادہ مفید ہوتا ہے جب آپ کی ملاقات کے مقاصد میں سیکھے گئے اسباق کا اشتراک شامل ہوتا ہے۔ اسے سہ ماہی وقفے کے طور پر استعمال کیا جاسکتا ہے اور ورزش کی عکاسی کرتا ہے، اشتراک اور بحث کے لئے 90 منٹ محفوظ کرتا ہے یا حصہ ایک میٹنگ کی، جیسے ایک بڑی میٹنگ کے دوران ایک مخصوص پینل۔ یہ سوالات اور جوابات حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے اور ٹیم کے نئے ارکان پر سوار ہوتے وقت انتہائی مددگار ہوتا ہے۔ TCI مشرقی افریقہ نے اس نقطہ نظر کو اپنے نئے عملے کے رجحان کے حصے کے طور پر استعمال کیا۔

ہدایات

1. کوئی نام نہیں (یعنی آپ دوسرے لوگوں کے بارے میں نام سے بات نہیں کر سکتے یا براہ راست کسی منصوبے یا تنظیم کا نام نہیں لے سکتے)۔
2. کوئی الزام نہیں (آپ دوسروں پر الزام نہیں لگا سکتے)۔
3. کوئی ریکارڈنگ (بشمول کوئی ویب کاسٹنگ، کوئی بلاگنگ، قابل شناخت معلومات کی براہ راست ٹویٹنگ، انٹرانیٹ پر پیشکشوں کی کوئی آرکیوینگ)۔
4. آپ صرف ان منصوبوں کے بارے میں بات کرسکتے ہیں جن پر آپ نے کام کیا تھا۔
5. فیل فیئر کے دوران شیئر کی گئی معلومات کو کسی بھی شخص، جگہ یا چیز کے نقصان کے لئے استعمال نہیں کیا جانا چاہئے۔ اعتماد برقرار رکھنا چاہئے۔
6. 7 منٹ کی وقت کی حد فی شرکا – یا تو پینل ڈسکشن یا پیشکش کے لئے۔
7. سامعین کی شرکت کی ضرورت ہے۔
8. اس کے بعد فیل فیئر پر ایک مختصر (1-2 صفحہ) تحریر تیار کریں، جس میں کی جانے والی سرگرمی، حاصل کردہ سیکھنے اور منصوبہ بندی کے نتیجے میں ہونے والے کسی بھی عملی اقدامات کو بیان کیا جائے اور سہ ماہی رپورٹ میں شامل کیا جائے۔

اہم سوالات

1. کیا غلط ہوا؟ 

2. کچھ بنیادی عوامل کیا تھے جو ناکامی کا باعث بنا؟

3. اگر آپ کر سکتے ہیں تو آپ مختلف طریقے سے کیا کریں گے؟

4. آپ اسی طرح کے چیلنجوں کا سامنا کرنے والے کسی اور کو کیا مشورہ دیں گے؟

سیکھنے کے تبادلے کے دورے/ مطالعاتی دورے

یہ کیا ہے؟

ایک مخصوص سیکھنے کے مقصد کو ذہن میں رکھتے ہوئے کسی فرد یا گروپ کی طرف سے ایک یا ایک سے زیادہ ممالک یا سائٹوں کا دورہ یا دوروں کا سلسلہ ؛ شرکاء اپنے ساتھیوں کے تجربے سے براہ راست سیکھتے ہیں کہ کس طرح ایک چیلنج کو حل کیا گیا یا حل پر عمل درآمد کیا گیا۔ TCI یوگنڈا سے مشرقی افریقہ کے نمائندوں کا دورہ TCI نائجیریا 72 گھنٹے کے کلینک میک اوور کو نافذ کرنے اور اسے یوگنڈا کے سیاق و سباق کے لئے ڈھالنے کے بارے میں مزید براہ راست جاننے کے لئے۔ کی توقع میں TCI مشرقی افریقہ کا دورہ، TCI نائجیریا نے اسے تیار کیا مطالعاتی ٹور سے سیکھنے کی دستاویز کے لئے رہنمائی نوٹ.

اسے کب استعمال کریں؟

• نیا علم حاصل کریں اور/یا کسی پروجیکٹ یا پروگرام سے براہ راست سیکھیں
• مستفدین، کمیونٹی ممبران اور/یا اہم اسٹیک ہولڈرز سے براہ راست رابطہ قائم کریں
• نیٹ ورک اور شراکت داری بنائیں
• آزمودہ اور آزمودہ ترقیاتی حل کو اپنی مرضی کے مطابق، نقل کریں اور پیمانہ کریں

ہدایات

• دورے کے لئے لاجسٹکس کو حتمی شکل دینے کے لئے وصول کنندہ اور فراہم کنندہ مرکز دونوں سے فیلڈ وزٹ کی قیادت تفویض کریں۔
• چونکہ بہت سے فیلڈ وزٹ میں زائرین کی ایک ٹیم شامل ہوتی ہے، اس لئے یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ ٹیم کے تمام ارکان تیار ہوں۔ دورے کے مقصد اور رسمی عمل پر منحصر ہے، ایک وزیٹر گائیڈ تیار کرنا اہم ہوسکتا ہے جو کرداروں اور ذمہ داریوں کا خاکہ پیش کرے اور اس میں تمام متعلقہ پس منظر کی معلومات اور دستاویزات شامل ہوں۔
• براہ کرم بائیں ہاتھ کے کالم میں سوالات کا جائزہ لیں اور دائیں ہاتھ میں ان سے متعلق تحریری اپ ڈیٹس فراہم کریں۔

• اس کے بعد، فیلڈ وزٹ پر ایک مختصر (1-2 صفحہ) تحریر تیار کریں، جس میں کی جانے والی سرگرمی، حاصل کردہ سیکھنے اور منصوبہ بندی کے نتیجے میں ہونے والے کسی بھی ایکشن اقدامات کو بیان کیا جائے اور سہ ماہی حب رپورٹ میں شامل کیا جائے۔

ہم عمر معاونت

یہ کیا ہے؟

ایک آسان ذاتی یا مجازی واقعہ جس میں متعلقہ تجربہ رکھنے والے ساتھی اپنے علم اور تجربے کو بانٹتے ہیں، عام طور پر سیکھے گئے بہترین طریقوں اور اسباق کی شکل میں، ایک ایسی ٹیم کے ساتھ جس نے کسی مخصوص مسئلے، منصوبے یا سرگرمی پر مدد کی درخواست کی ہے۔ TCI نے اس تکنیک کو عملا حل پر غور و فکر کرنے اور ہر مرکز سے یہ جاننے کے لئے استعمال کیا ہے کہ مقامی حکومت کے عزم اور رہائی کو کس طرح حوصلہ افزائی کی جائے، جو تمام مراکز میں ایک مشترکہ چیلنج رہا ہے۔

اسے کب استعمال کریں؟

• پہلے پروجیکٹ یا سرگرمی کرنا:
  • جب کوئی نئی سرگرمی شروع کی جائے جو زیادہ تجربہ کار لوگوں کے مشورے سے مستفید ہو؛
  • جب کسی ایسے مسئلے کا سامنا کرنا پڑے جس پر ماضی میں کسی دوسرے گروہ نے قابو پا لیا ہو۔
  • جب آپ کو ایک طویل عرصے سے کسی دی گئی صورتحال سے نمٹنا نہ پڑا ہو؛
  • جب آپ کو یقین نہیں ہے کہ کون سے نئے طریقہ کار پر عمل کرنا ہے؛ یا
  • جب آپ کسی ایسے منصوبے کی منصوبہ بندی کر رہے ہوں جو کسی دوسرے گروپ کے مکمل ہونے والے منصوبے کی طرح ہو۔

ہدایات

1. مخصوص مسئلہ کی وضاحت کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہم عمر کی مدد کو بلانے کا آپ کا مقصد کچھ سیکھنا ہے (بجائے اس کے کہ آپ پہلے ہی کسی فیصلے کی توثیق حاصل کریں)۔
2. کچھ تحقیق کریں یہ معلوم کرنے کے لئے کہ اور کون پہلے ہی اسی طرح کے مسئلے کو حل کر چکا ہے یا اس سے نمٹ چکا ہے۔ اس کے علاوہ، اپنے ہم عمر کی مدد کے منصوبوں کو دوسروں کے ساتھ شیئر کریں، کیونکہ دیگر ٹیمیں بھی ہوسکتی ہیں جو اس وقت اسی طرح کے مسئلے سے نمٹ رہی ہیں جو ہم عمر کی مدد میں حصہ لینے سے بھی فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔
3. شرکاء منتخب کریں جن کے پاس متنوع علم، مہارت اور تجربات ہیں۔ "اپ" کے بجائے تنظیم کے پار دیکھیں- مراتب علم کے آزادانہ تبادلے میں رکاوٹ بن سکتے ہیں جبکہ ساتھی ایک دوسرے کے ساتھ بہت زیادہ کھلے رہتے ہیں اور خطرہ محسوس کیے بغیر چیلنج کرسکتے ہیں۔ "عام مشتبہ افراد" کو منتخب کرنے کے لالچ سے بچیں۔ اگر انہی ماہرین کو بار بار ہم عمر وں کی معاونت کے لئے منتخب کیا جاتا ہے، تو آپ اپنے پاس دستیاب تازہ خیالات اور نقطہ نظر کی تعداد کو محدود کر سکتے ہیں۔ اسی طرح، ایسے لوگوں کو منتخب کرنے کی کوشش کریں جو آپ کے سوچنے اور کام کرنے کے طریقوں کو چیلنج کریں گے اور شاید ایک مختلف زاویہ پیش کریں گے، بجائے اس کے کہ وہ ایسے لوگوں کی تلاش کریں جو آپ کے موجودہ نقطہ نظر کی توثیق کریں۔
4. کسی سہولت کار کی شناخت کریں۔ یہ میزبان ٹیم سے باہر کا کوئی شخص ہونا چاہئے جو مدد مانگ رہا ہے۔ سہولت کار بھی اس واقعہ کو ریکارڈ کر سکتا ہے یا نہیں کر سکتا؛ اجلاس سے پہلے اس پر اتفاق کرنا یقینی بنائیں۔
5. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ہم عمر کی مدد کے لئے ایک تاریخ کا منصوبہ بنائیں جو آپ کے منصوبے میں ان پٹ کا استعمال کرنے کے لئے کافی جلدی ہے آپ نے جو کچھ سیکھا ہے اس کی بنیاد پر آپ کو موصول ہوتا ہے اور کچھ مختلف کرنا ہے۔

ہم عمر کی مدد کرنے کے اقدامات

1. ٹیموں کو ایک دوسرے کو جاننے کے لئے اپنے ایجنڈے میں وقت دیں۔ تعلقات قائم کرنا ضروری ہے تاکہ گروپ مل کر کھل کر کام کرسکے۔
2. میزبان ٹیم ہاتھ میں کام یا مسئلے کے بارے میں سیاق و سباق، تاریخ اور خیالات پیش کرتی ہے۔ یہ ایک کھلے اور لچکدار انداز میں ہونا چاہئے تاکہ سیشن کے دوران اس کی دوبارہ تعریف کی اجازت دی جاسکے۔
3. ریسورس ٹیم کو سوالات پوچھنے چاہئیں اور میزبان ٹیم کے ساتھ بات چیت کرنی چاہئے تاکہ مسائل کی اچھی تفہیم پیدا کی جاسکے (پس منظر کا مواد وسائل کی ٹیم کو وقت سے پہلے بھیجا جاسکتا ہے)۔
4. وسائل کی ٹیم مسئلے کو حل کرنے کے اختیارات کی نشاندہی کرتی ہے۔ میزبان ٹیم غور سے سنتی ہے اور سہولت کار ان اختیارات کو ریکارڈ کرتا ہے۔
5. وسائل کی ٹیم اپنی حتمی رائے پیش کرتی ہے۔ میزبان ٹیم کو ماضی کی کوششوں اور فیصلوں میں مداخلت یا دفاع کیے بغیر وسائل کی ٹیم سے سفارشات لینے کی ضرورت ہے۔
6. نتائج کا خلاصہ پیش کرنے کے لئے ہم عمر کی مدد کے اختتام پر باضابطہ نتیجہ اور رائے کا سیشن یقینی بنائیں۔ عام طور پر میزبان ٹیم کا کوئی شخص ایسا کرے گا۔
7. ہم عمر کی معاونت پر ایک مختصر (1-2 صفحہ) تحریر تیار کریں، کی جانے والی سرگرمی، حاصل کردہ سیکھنے اور منصوبہ بندی کے مطابق کسی بھی نتیجہ کار اقدامات کو بیان کریں، اور سہ ماہی رپورٹ میں شامل کریں۔

وقت کا عزم

• ہم عمر کی مدد کی لمبائی کا انحصار مسئلے کی پیچیدگی پر ہے اور جغرافیائی حد کے شرکاء سے آرہے ہیں۔ مختصر سیشن 90 منٹ تک چل سکتے ہیں، جبکہ طویل سیشن کئی دنوں میں پھیلے ہو سکتے ہیں (عام طور پر 2 دن سے زیادہ نہیں)۔