La mobilisation des ressources financières ou plus précisément des fonds pour le paiement, la prise en charge ou le remboursement des coupons est une étape primordiale. Sans la mobilisation au préalable et si possible dans un compte bancaire, des fonds nécessaires pour la prise en charge du nombre de coupons qui seraient mis en circulation, le programme est voué à l’échec. Cette étape s’avère donc cruciale pour la réussite de l’approche. Les fonds peuvent provenir de diverses sources (municipalités, partenaires techniques et financiers, le secteur privé non sanitaire, secteur de la santé etc.).

Le MOU est un accord écrit qui décrit l’objet, les éléments pris en compte, les conditions de délivrance des services, les conditions de paiement et ainsi de suite. La signature du MOU passe d’abord par une négociation du programme des coupons avec toutes les parties prenantes, qui peuvent comprendre les responsables sanitaires au niveau local (district ou zone sanitaire), les responsables des structures sanitaires qui honoreront les coupons, qu’elles soient publiques ou privées, et le bailleur de fonds des coupons, qu’il s’agisse de la municipalité ou d’une ONG. Au cours de cette négociation, on explique l’approche, on définit les services à offrir et les coûts qui seront supportés par les coupons (consultation, carnets, cartes, tickets modérateurs, fiches, consommables médicaux, produits contraceptifs, actes ou prestations cliniques, test biologique de grossesse, counseling et dépistage des IST/VIH, prise en charge des IST etc.). En pratique, on se base sur les coûts ordinairement pratiqués par les structures de santé pour définir un paquet de services prenant en compte tous les intrants y compris les carnets et cartes puis, on fixe les coûts ou le montant des coupons. Pour être équitables, ces montants doivent être variables selon le type de service offert. Pour l’exemple, le choix d’une pilule offerte ne pourrait coûter le prix que le choix d’un implant offert. Dans le cas où les services de PF sont gratuits, on calcule les coûts résiduels payés par les clients et ce sont ces coûts que les coupons gratuits prendraient en compte. Ces négociations sont menées aussi bien avec les structures de santé du secteur public que du secteur privé. Les modalités de remboursement (soumission de factures détaillées, périodicités de soumission et délais de paiement) par la municipalité ou le partenaire sont également négociées. Le tout est consigné dans un MOU que les différentes parties prenantes (district/zone sanitaire ou structure sanitaire privée, municipalité ou partenaire technique et financier) signent en bonne et due forme.

La conception et l’impression des coupons ne peuvent se réaliser que lorsqu’on a fini les négociations avec le système de santé. On pourrait faire l’option de mettre les montants sur les coupons ou non. Les coupons peuvent se présenter en support papier ou en version électronique. Si les coupons sont conçus en version électronique, ils pourraient être gérés automatiquement par une plateforme avec des terminaux mobiles qui lui sont reliés. On pourrait également avoir des coupons avec des codes-barres. Outre les informations d’identification, il est important de lister tous les services pris en charge sur le coupon et prévoir des cases pour que le prestataire puisse cocher les services fournis. Il faudrait également prévoir de la place pour y inscrire le nom et les contacts téléphoniques des agents distributeurs. Ceci permettra aux adolescent(e)s et jeunes ayant reçu les coupons de les contacter en cas de besoin.

La signature d’un MOU avec les responsables sanitaires au niveau du district ne suffit pas pour que les adolescent(e)s et jeunes puissent se présenter dans les structures de santé munis des coupons pour être servis. Une grande campagne de sensibilisation des prestataires devrait être entreprise par toutes les parties prenantes signataires du MOU. A cet effet, les responsables sanitaires au niveau du district initient une note de service pour informer les responsables des structures de santé sous leur administration, de la mise en place des coupons. Les responsables des formations sanitaires organisent à leur tour, des réunions pour une large information de tout le personnel de chaque structure. Au cours de ces réunions, le circuit d’offre de service et de remboursement des coupons sont expliqués et débattus pour que tout le personnel ait la même compréhension de l’approche. Il en sera de même pour les structures sanitaires privées. La municipalité ou le partenaire entreprend à son tour, une tournée de vérification du niveau d’information des agents de santé ou des prestataires de services avant de lancer les coupons au sein de la communauté. Au cours de cette tournée, la municipalité ou le partenaire présente les spécimens des coupons aux prestataires. Ce n’est seulement lorsque qu’on est sûr que la plupart des prestataires du district/zone sanitaire concerné est informé y compris les structures privées, que l’on pourrait lancer les coupons. Ce travail de sensibilisation est une activité qui pourrait se poursuivre dans le temps pour tenir informés, les agents nouvellement affectés au poste. Les Jeunes Leaders Transformels (JLT) ou les autres associations de jeunes de la localité peuvent être impliqués dans cette activité de sensibilisation des prestataires sur les coupons.

Afin de garantir du succès aux coupons, il faut dissocier le circuit de distribution du circuit de prestation des services. Autrement, il n’est pas indiqué que ce soit les agents de santé ou les prestataires qui offrent les services qui assurent également la distribution des coupons. Cette séparation des rôles permet d’éviter des conflits d’intérêts. La distribution des coupons peut alors être confiée aux Relais Communautaires, associations de jeunes, organisations de la société civile, organisations à base communautaire ou agents municipaux. D’une manière générale, la distribution des coupons est toujours accompagnée d’information au préalable des adolescent(e)s et jeunes sur la planification familiale. Ce n’est donc qu’après avoir compris le message que l’adolescent(e) ou jeune pourrait exprimer le besoin de coupon et ce n’est également qu’à partir de cet instant, que l’agent distributeur pourrait lui en fournir. C’est pour cette raison qu’il est fortement conseillé de ne distribuer les coupons qu’au cours des activités de génération de la demande.

Il faut d’abord orienter les agents distributeurs sur les coupons et comment les distribuer. Une fois cette orientation réalisée, on peut maintenant lancer les coupons en ciblant les milieux à forte concentration des adolescent(e)s et jeunes d’une manière générale et des adolescent(e)s et jeunes vulnérables des milieux urbains pauvres en particulier. On peut citer les écoles et universités, centres de formation professionnelle, lieux de travail ou d’apprentissage de métier pour les adolescent(e)s et jeunes extrascolaires, les marchés, les abords de rues, les services municipaux etc.

Il est conseillé d’organiser des descentes sur le terrain pour observer les agents distributeurs des coupons en situation réelle de travail. Ceci permet de corriger les faiblesses de la distribution et de résoudre d’éventuels problèmes rencontrés. Ensuite, on organise des réunions trimestrielles de suivi avec ces agents pour faire le point du nombre de coupons distribués. De même, il faut organiser au moins une fois par trimestre, une visite aux formations sanitaires publiques comme privées pour s’assurer de l’effectivité de l’offre des services de qualité aux adolescent(e)s et jeunes munis des coupons. Sans être une supervision formelle, ces genres de visites permettent de s’assurer du bon accueil des clients adolescent(e)s et jeunes, de la disponibilité des intrants notamment les produits contraceptifs et les consommables médicaux. Elles permettent également de s’assurer que les adolescents et jeunes munis de coupons ne payent aucun autre frais avant de bénéficier des services. Il arrive parfois que certains agents créent de faux frais pour soutirer un peu d’argent aux adolescent(e)s et jeunes. On peut leur demander de payer pour un carnet qui n’est pas pris en compte par le coupon ou encore pour un test biologique de grossesse pour être sûr que l’adolescente ou la jeune femme n’est pas enceinte avant de lui administrer la méthode. Si tel devait être le cas, ce problème devrait être abordé au cours des négociations et le coût d’une telle prestation devrait être pris en compte dans le montant des coupons. Il revient donc aux gestionnaires du programme d’être vigilants pour surveiller tous ces aspects. Des interviews à la sortie des clients pourraient permettre de savoir si les bénéficiaires payent des frais malgré qu’ils soient munis des coupons ou pas et si les services reçus sont satisfaisants de leur point de vue.

Selon les clauses du MOU, le district sanitaire fait à la fin de chaque trimestre, le point des coupons servis centre par centre en vue de la soumission d’une facture détaillée à la municipalité ou au partenaire pour remboursement. Pour ce qui concerne les structures privées, elles adressent directement leurs factures détaillées pour remboursement sans passer par le district ou zone sanitaire. Il est important de noter ici que c’est l’institution ou la structure qui adresse la facture pour paiement et non un agent ou un prestataire de services qui le fait pour son propre compte. Dès que la municipalité ou le partenaire reçoit la facture, il procède aux vérifications puis au paiement par chèque ou virement bancaire au nom de la structure (district/zone sanitaire ou la structure sanitaire privée) au plus tard dans les 30 jours qui suivent la soumission de la facture. Toutefois, au cas où la structure privée ne disposerait pas de compte bancaire, le chèque pourrait être libellé au nom du bénéficiaire désigné dans le MOU.

Une fiche récapitulative des coupons distribués mensuellement est conçue et mise à la disposition des agents distributeurs afin qu’ils produisent leurs rapports mensuels. A partir de ces rapports et des souches de coupons présentés, l’équipe de gestion du programme récapitule le nombre total de coupons distribués. Dans les services de santé, les coupons collectés permettent de calculer le nombre de coupons servis et d’apprécier le taux de retour des coupons. Le dépouillement de ces coupons et des données des registres (registre de fréquentation des services adaptés et registres de PF) permettra de comprendre le type de services offerts, le nombre de nouvelles utilisatrices recrutées et le mix des méthodes adoptées par les adolescent(e)s et jeunes à travers les coupons. Il serait également possible de tracer le profil des utilisateurs de coupons à partir des données sociodémographiques collectées dans les registres afin d’évaluer dans quelle mesure, les adolescent(e)s et jeunes visés sont en train de bénéficier des services qui leurs sont dédiés. Ces résultats sont partagés avec les Comités conjoints de pilotage, les Comités multisectoriels de coordination et de suivi de la SSRAJ à divers niveaux et à travers diverses plateformes telles TCI-University, les conférences et autres instances permettant la diffusion des résultats.