Revue Après Action (RAA)

De quoi s'agit-il?

Un processus d'examen ou de compte rendu structuré, habituellement une réunion, permettant aux équipes de projet de faire le point sur un événement ou sur une tâche qu'elles viennent d'accomplir et d'analyser ce qui s'est produit et pourquoi, ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être fait mieux ou différemment à l'avenir.

Les RAA nous permettent de tirer des leçons de notre expérience et d'appliquer les leçons apprises à la phase suivante du projet ou d'accomplir la tâche plus efficacement la prochaine fois. TCI Nigeria a utilisé cette approche après avoir réalisé ses tout premiers réaménagements en 72 heures dans les États de Bauchi et d'Ogun.

A quel moment l’utiliser?

• Après un événement (p. ex., atelier de formation, réunion de coordination, foire aux échanges)
• Au terme d'une activité (p. ex., enquête de référence, analyse documentaire systématique)
• Les RAA constituent une activité de suivi utile pour tout effort significatif entreprise au sein d'une équipe dans notre plan de travail.

Instructions

1. Pour obtenir des résultats optimaux, créez et maintenez un environnement ouvert et rassurant afin que les participants puissent parler librement. Essayez d'adopter un ton neutre.
2. Servez-vous des questions ci-dessous pour orienter la discussion. Pas besoin de poser toutes les questions, seulement celles qui sont nécessaires. Les questions aideront à établir une compréhension commune de l'élément de travail soumis à l'examen, à susciter une réflexion sur les succès et les échecs au cours du projet, de l'activité, de la séance ou de la tâche, et à formuler des recommandations.
3. Désignez un rapporteur pour consigner tous les commentaires afin de permettre que ceux-ci puissent être consultés à l'avenir.
4. Une RAA devrait mettre l'accent sur le processus plutôt que sur les personnes.
5. Amener tous les membres de l'équipe à donner leur feedback et à proposer des solutions.
6. Sauvegardez et partagez les résultats à l'endroit où le reste du matériel du projet ou de l'activité est sauvegardé, afin que les autres puissent apprendre des expériences de ceux qui sont susceptibles de mener un projet ou une activité semblable.
7. Rédigez un bref compte rendu (1 à 2 pages) sur la RAA par les pairs, décrivant l'activité réalisée, les leçons apprises et les mesures envisagées, et insérez-le dans le rapport trimestriel du hub.

Questions essentielles

1. Qu'avons-nous prévu de faire ? Quels étaient les résultats escomptés ?

2. Qu'avons-nous réellement fait ? Quels ont été les résultats réels ? 

3. S'il y avait des différences, quelle en était la cause ?

4. Qu'est-ce qui a fonctionné ? Pourquoi ?

5. Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Pourquoi ? En d'autres termes, qu'aurait-on pu faire différemment ?

6. Qu'est-ce que l'équipe conservera ou améliorera ?

7. Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?

8. Quelles opportunitiés avez-vous pour mettre en pratique ce que vous avez appris ?

Analyse des données: Développer des Titres

De quoi s'agit-il?

Il existe de plus en plus de preuves indiquant que les gens ont du mal à se servir des données et des preuves pour orienter leurs décisions. Bien qu'il y ait un certain nombre de raisons à cela, l'une des principales est que les équipes et les organisations ne parviennent souvent pas à assimiler les données et les preuves dont elles disposent. Si les gens n'interprètent pas leurs données ou ne les examinent pas, ils sont beaucoup moins susceptibles de s'en servir pour orienter leurs décisions.

La méthode " Développer des Titres " aide les participants à assimiler les données en concevant la une d'un journal qui présente les points importants à retenir de ces données.

A quel moment l’utiliser?

Chaque fois que vous disposez de données qualitatives et quantitatives et que vous prévoyez les examiner dans le cadre d'une réunion d'analyse des données.

Instructions

2. Réflexion individuelle - demandez à chaque personne de prendre environ 10 minutes pour :
   • Examiner les données
   • Concevoir la une d'un journal en se posant les questions suivantes :
     • C'est quoi l'histoire principale ?
     • Quels sont les principaux points à retenir que nous devons faire ressortir ?
3. Travail en groupe
   • Répartissez les participants en groupes de 2 à 3 personnes
   • Demandez à chaque groupe de prendre environ 20 minutes pour concevoir la une du journal d'un groupe sur une feuille de tableau en résumant et en identifiant des thèmes communs au travail individuel qui a été fait
4. Tour dans la salle
   • Demandez à chaque équipe d'afficher son tableau à feuilles sur le mur et demandez aux participants de faire le tour et d'examiner les titres. Un membre du groupe peut rester sur place pour expliquer les titres de son groupe. Fournissez aux participants des papillons adhésifs pour qu'ils laissent leurs commentaires sur les tableaux à feuilles de chaque groupe. Assurez-vous que les gens font le tour de la salle, ceci devrait prendre environ 10 minutes.
5. Retour de chaque groupe et échanges pendant 10 à 15 minutes
6. Posez-vous les questions suivantes :
   • Qu'est-ce qui est identique ?
   • Qu'est-ce qui est différent ?
   • Y a-t-il des contradictions dans les titres ?
   • Y a-t-il des similitudes qui remontent au sommet ?
7. Ensuite, rédigez un bref compte rendu (1 à 2 pages) sur l'analyse des données : Activité sur le développement des titres, description de l'activité menée, leçons apprises et mesures envisagées, et insérer le dans le rapport trimestriel du hub.

Autres astuces pour animer les séances

• Donnez aux participants suffisamment de temps individuel et calme pour digérer les données et poser des questions de clarification avant de commencer l'activité. Vous pourriez envisager de partager les données via PPT avant qu'elles ne fassent l'activité de gros titres.
• Pour la réflexion individuelle, utilisez des feuilles de papier de 11 x 17 pour donner aux participants l'espace dont ils ont besoin pour saisir les points clés (" dernières nouvelles ") des données.
• Cette activité est préférable pour les groupes plus grands (constitués de plus de 7 personnes), ce qui permet de partager plusieurs points de vue sur les données.
• Encouragez les participants à prendre du plaisir et à faire preuve de créativité dans la rédaction de leurs titres, de leurs articles, de leurs interprétations des données, etc.
• Donnez aux participants l'occasion d'échanger avec un partenaire ou en petits groupes, ainsi que l'occasion d'éxchanger sur les points clés dans un grand groupe.
• Après l'activité, affichez les titres quelque part dans votre bureau pour mettre en valeur les éléments à retenir de l'activité.

Séance Fail Fairs/Failur Panels (Tirer les leçons des échecs pour réussir)

De quoi s'agit-il?

L'échec est très probablement l'une de nos plus grandes opportunités d'apprentissage « manquées ». La stigmatisation autour du terme « échec » empêche de nombreuses personnes de partager ce qu'elles considèrent comme des « échecs » avec d'autres personnes, même avec leur propre personnel. MobileActive, une organisation non gouvernementale (ONG) créée pour connecter les individus, les organisations et les ressources en utilisant la technologie mobile pour le changement social, a inventé cette méthode pour faciliter la conversation sur les échecs.

Avec beaucoup d'humour et en suivant les sept courtes règles énumérées dans la section Instructions, partagez votre histoire avec d'autres collègues ou de parfaits inconnus. L'objectif, tel qu'emprunté à la Banque mondiale, étant de « tirer les leçons de l'expérience vécue et de voir comment elle peut être utile à d'autres collègues qui travaillent sur des projets similaires et de favoriser un dialogue plus ouvert entre les membres du personnel sur la manière d’identifier et d’affronter les différents défis inhérents à notre projet, dans le souci de garantir son succès ».

A quel moment l’utiliser?

L’approche « Fail Fairs/Failure Panels » est particulièrement utile lorsque les objectifs de votre réunion comprennent le partage des leçons apprises. Celle-ci peut être utilisée comme exercice trimestriel de Pause et de Réflexion, en réservant 90 minutes pour le partage et la discussion ou une partie d'une réunion, telle qu'une session spécifique d'une réunion plus grande. L'exercice permet d'obtenir des questions et des réponses et est extrêmement utile lors de l'intégration de nouveaux membres au sein d'une équipe. TCI Afrique de l'Est a utilisé cette approche dans le cadre de l'orientation de son nouveau personnel.

Instructions

1. Interdit de citer des noms (c'est-à-dire que vous ne pouvez pas désigner d'autres personnes par leurs noms ou nommer directement un projet ou une organisation).
2. Interdit de faire des reproches (vous ne pouvez pas faire des reproches aux autres).
3. Interdit de faire des enregistrements sous quelque forme que ce soit (qu’il s’agisse d’une webdiffusion, d’une publication dans un blog, d’une publication en direct sur Twitter d’informations identifiables, ou d’archivage d’une présentation sur l'Intranet).
4. Vous ne pouvez parler que des projets sur lesquels vous avez travaillé.
5. Les informations partagées au cours d'une séance NE DOIVENT PAS être utilisées au détriment d'une personne, d'un lieu ou d'une chose. La confiance doit être maintenue.
6. Accordez 7 minutes par participant, pour une discussion en groupe ou une présentation.
7. Participation de l'auditoire requise.
8. Ensuite, rédigez un bref compte rendu (1 à 2 pages) sur la séance, décrivant l'activité réalisée, les leçons apprises et les mesures envisagées, et insérez-le dans le rapport trimestriel du hub.

Questions essentielles

1. Qu'est-ce qui a mal tourné ? 

2. Quels sont certains des facteurs sous-jacents qui ont mené à l'échec ?

3. Que feriez-vous différemment si vous le pouviez ?

4. Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un d'autre qui fait face à des défis similaires ?

Visites d'échange de connaissances et visites d'étude

De quoi s'agit-il?

Une visite ou une série de visites, ou voyage(s) d'étude, dans un ou plusieurs pays ou sites par un individu ou un groupe ayant un objectif d'apprentissage spécifique dans l'esprit ; les participants apprennent de plus près des expériences de leurs pairs sur la résolution des problèmes rencontrés ou sur les moyens utilisés pour les résoudre. Les représentants de TCI Afrique de l'Est en provenance de l'Ouganda ont visité TCI Nigeria pour apprendre de plus près comment effectuer le réaménagement d'une clinique en 72 heures et adapter cette pratique au contexte ougandais. En prévision de la visite des représentants de TCI Afrique de l'Est, TCI Nigeria a développé cette Note d'Orientation pour documenter les leçons tirées du voyage d'étude.

A quel moment l’utiliser?

• Acquérir de nouvelles connaissances et/ou tirer directement des leçons d'un projet ou d'un programme
• Établir un contact direct avec les bénéficiaires, les membres de la communauté et/ou les principales parties prenantes
• Établir des réseaux et des partenariats
• Personnaliser, reproduire et opérer un passage à l'échelle des solutions développement testées et prouvées

Instructions

• Désigner un responsable au niveau du hub hôte et du hub en visite pour régler les questions d'ordre logistique autour de la visite.
• Étant donné que la plupart des visites sur le terrain comprennent une équipe de visiteurs, il est important de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont bien préparés. En fonction du but et des modalités prévues pour la visite, il serait important de préparer un guide du visiteur qui décrit les rôles et les responsabilités et qui comprend tous les renseignements de base et les documents utiles.
• Veuillez passer en revue les questions dans la colonne de gauche et fournir des réponses écrites dans la colonne de droite.

• Ensuite, rédigez un bref compte rendu (1-2 pages) de la visite sur le terrain, décrivant l'activité menée, les leçons tirées et toutes les mesures envisagées, et insérez-le dans le rapport trimestriel du hub.

Assistance par les Pairs

De quoi s'agit-il?

Une activité animée par un facilitateur en prsentiel ou de façon virtuelle au cours de laquelle des pairs ayant une expérience pertinente partagent leurs connaissances et leur expérience, habituellement en guise de meilleures pratiques à imiter et de leçons à tirer, au sein d'une équipe ayant sollicité une assistance sur un problème, un projet ou une activité spécifique. TCI a utilisé cette technique virtuellement pour trouver des solutions et en apprendre de chaque hub sur les mesures d'incitation à l'engagement des autorités locales et au déblocage des fonds par ces derniers, ce qui constitue un défi constant commun aux hubs.

A quel moment l’utiliser?

• Avant de réaliser un projet ou une activité :
  • Lors du démarrage d'une nouvelle activité qui bénéficierait des conseils de personnes plus expérimentées;
  • Face à un problème qu'un autre groupe a surmonté dans le passé;
  • Lorsque vous n'avez pas eu à faire face à une situation donnée depuis longtemps;
  • Lorsque vous n'êtes plus sûr des nouvelles procédures à entreprendre; ou
  • Lorsque vous planifiez un projet similaire à un projet qu'un autre groupe a terminé.

Instructions

1. Définissez le problème spécifique et assurez-vous que votre objectif en faisant appel à l'assistance des pairs est d'apprendre quelque chose (plutôt que de chercher à faire approuver une décision que vous avez déjà prise)
2. Faites des recherches pour découvrir quelle autre équipe a déjà résolu ou abordé un problème similaire. De plus, partagez vos plans d'assistance par les pairs avec d'autres équipes, car il pourrait y avoir des équipes qui sont également confrontées au même problème et qui bénéficieraient aussi de leur participation à l'assistance par les pairs.
3. Choisissez des participants qui ont des connaissances, des compétences et des expériences diverses. Ayez une vision « transversale » de l'organisation plutôt que « verticale », car les instances hiérarchiques peuvent entraver le libre échange des connaissances alors que les pairs ont tendance à être beaucoup plus ouverts les uns envers les autres et peuvent remettre des choses en question sans se sentir menacés. Évitez la tentation de choisir « les suspects habituels ». Si vous choisissez les mêmes experts à maintes reprises pour les séances d'assistance par les pairs, vous pourriez limiter le nombre d'idées et de perspectives nouvelles qui s'offrent à vous. De même, cherchez à sélectionner des personnes qui remettront en question vos façons de penser et de travailler et qui verront peut-être les choses sous un angle différent, plutôt que de chercher des personnes qui valideront votre approche actuelle.
4. Identifiez un facilitateur. Il doit s'agir d'une personne ne faisant pas partie de l'équipe hôte en quête d’assistance. Le facilitateur peut aussi enregistrer ou non l'exercice ; assurez-vous d'en convenir avant la réunion.
5. Assurez-vous de fixer une date suffisamment tôt dans votre projet pour la tenue d’une séance d’assistance par les pairs afin de pouvoir mettre à profit les contributions que vous recevrez et d'entreprendre quelque chose de différent en fonction de ce que vouz aurez appris.

Étapes à suivre pour une séance d'assistance par les pairs

1. Prévoyez du temps dans votre agenda pour permettre aux équipes de se connaître. Il est important de nouer des rapports pour que le groupe puisse travailler ensemble.
2. L'équipe hôte présente le contexte, l'historique et les idées concernant la tâche ou le problème à résoudre. Cela devrait se faire d'une manière ouverte et flexible pour ouvrir la voie à une redéfinition de ce problème pendant la session.
3. L'équipe ressources devrait poser des questions et avoir des échanges avec l'équipe hôte pour bien comprendre les enjeux (des documents de référence peuvent être envoyés à l'avance à l'équipe ressources).
4. L'équipe ressources identifie les options pour résoudre le problème. L'équipe hôte écoute attentivement et le facilitateur note ces options.
5. L'équipe ressources présente son feedback final. L'équipe hôte note les recommandations de l'équipe ressources sans interrompre cette dernière ou justifier les efforts et les décisions antérieurs.
6. Prévoyez une séance formelle de clôture et de feedback à la fin de la séance d'assistance par les pairs pour faire la synthèse des retombées de l'exercice. En général, un membre de l'équipe hôte s'en chargera.
7. Rédiger un bref compte rendu (1 à 2 pages) sur l'assistance par les pairs, décrivant l'activité réalisée, les leçons tirées et les mesures prévues, et insérez-le dans le rapport trimestriel.

Temps alloué

• La durée d'une séance d'assistance par les pairs dépend de la complexité du problème et de la zone dont sont issus les participants. Les séances courtes peuvent durer 90 minutes, tandis que les séances longues peuvent s'étaler sur plusieurs jours (généralement pas plus de 2 jours).