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Examen des données sur la planification familiale
De quoi s’agit-il ?
L'examen des données a été défini comme un processus par lequel l'exactitude, la fiabilité et l'interprétation des données sont vérifiées ou validées (OCDE 2013). L'examen des données comprend la détection des erreurs et l'analyse des données. La détection des erreurs vise à vérifier la qualité des données et à prendre des mesures correctives, tandis que l'analyse des données vise à donner un sens aux données disponibles et à prendre des décisions éclairées sur les programmes ou les politiques.
Les données fournissent une base solide pour la programmation de la planification familiale et les décisions politiques. On ne saurait trop insister sur l'importance d'une programmation éclairée (programmation guidée par les données). Les données peuvent être utilisées de multiples façons dans la programmation de la PF. Deux exemples : la distribution équitable des produits et l'amélioration de la qualité de la prestation des services de PF. Il est donc important d'avoir des données de routine sur les services de PF qui soient de haute qualité. Le Système national d'information sur la gestion de la santé (HMIS) génère des statistiques sur les services de santé, y compris des données sur la PF, sur une base régulière à partir des points de prestation de services ou des établissements. Les données du HMIS sont souvent de mauvaise qualité, ce qui fait qu'il est difficile pour de nombreux utilisateurs de faire confiance à ces données (OMS 2017). Par conséquent, il est pertinent de concevoir un moyen par lequel les données sont examinées mensuellement pour en améliorer l'exactitude (c.-à-d. que ce que les données sont censées mesurer est mesuré correctement) et la fiabilité (c.-à-d. que les données sont mesurées de façon uniforme au fil du temps) pour une meilleure utilisation.
Le TCI tutoriel ci-dessous présente un webinaire organisé en mars 2020 pour expliquer comment utiliser les données pour la prise de décision.
Quelles sont les étapes de mise en œuvre de cette approche ?
Le processus d'examen des données implique deux activités distinctes mais complémentaires - (1) la détection des erreurs ou la validation des données et (2) l'analyse des données. Les étapes de ces processus sont résumées dans la vidéo ci-dessous.
Analyser et comprendre le problème
La première étape d'une activité d'examen des données réussie consiste à bien comprendre le problème à résoudre ; il s'agit des problèmes de qualité des données et des lacunes dans l'analyse et l'utilisation des données à tous les niveaux. Le problème de la qualité des données le plus susceptible d'être abordé par l'examen des données est l'incohérence des données. L'incohérence des données est une condition ou une situation dans laquelle un élément de données provenant de la même source, de la même unité de reporting, pour la même période, présente des chiffres différents à des niveaux de reporting différents. Par exemple, le nombre total de nouveaux accepteurs de PFLe tableau ci-dessous indique les valeurs de la fréquence des visites de suivi dans les établissements de santé, pour un mois donné, et montre différentes valeurs dans le registre quotidien des PF et le formulaire de résumé mensuel.
L'incohérence des données peut être légère ou importante. Lorsque l'incohérence des données est faible, la différence est généralement minime. Par exemple : 420 nouveaux accepteurs de PF pour une installation au cours d'un mois sont déclarés dans le registre, tandis que 418 nouveaux accepteurs sont déclarés dans le formulaire de synthèse ou dans le DHIS. Lorsqu'une incohérence de données est importante, elle est généralement importante. Par exemple, 420 nouveaux accepteurs de PF pour une installation au cours d'un mois sont déclarés dans le registre, tandis que 215 nouveaux accepteurs de PF sont déclarés dans le formulaire sommaire ou le DHIS.
Les incohérences de données dans la planification familiale se produisent sous forme d'écarts entre les données du registre des cliniques de PF et le formulaire de résumé ou la plateforme DHIS. Cela signifie généralement qu'il y a eu un problème au niveau de la génération des données au point de prestation de services et au niveau de la collecte ou de la saisie des données. Par conséquent, la compréhension du problème de l'incohérence des données peut nécessiter une série d'examens documentaires diligents. Voici les étapes à suivre pour effectuer un examen sur dossier :
- Identifier les établissements de santé à inclure dans l'examen et définir la période avant de commencer l'examen. Par exemple, vous pouvez viser à inclure 40 établissements et à examiner les données pour une période allant de janvier à juin 2018 pour chaque établissement.
- Rassemblez tous les documents pertinents pour examen. Il peut s'agir du Registre quotidien de planification familiale, de la Fiche de synthèse mensuelle et des données téléchargées dans le DHIS.
- Comparer les divers éléments de données des trois outils/sources susmentionnés et rechercher les incohérences.
- Documenter les incohérences constatées pour chaque installation, période et élément de données.
- Rédiger un rapport concis sur l'exercice de revue documentaire, en soulignant le niveau d'incohérence des données par établissement. Il est conseillé de visualiser les incohérences, de préférence à l'aide d'un diagramme à barres groupées décrivant les données des diverses sources par installation et par période ou temps.
L'examen des données comprend également l'analyse et l'utilisation des données. La réunion mensuelle/trimestrielle d'examen des données permet aux établissements de santé de suivre en temps réel les résultats de leurs activités. Les établissements de santé génèrent mensuellement une multiplicité de données à partir des services de santé qu'ils fournissent et communiquent ces données mensuellement. Cependant, bien souvent, ils ne restent que des générateurs de données, mais ne sont pas en mesure d'utiliser leurs données pour apprécier l'ampleur du travail qu'ils effectuent et relever les défis qui se présentent, le cas échéant. Les réunions d'examen des données sont l'occasion pour les établissements de santé d'examiner les données, de partager leurs expériences, d'apporter des corrections et de comprendre quand la programmation d'une aire de santé fonctionne ou quand elle échoue.
Plaidoyer auprès des instances gouvernementales concernées
Dans le cadre du renforcement des systèmes, il est essentiel de stimuler l'intérêt des fonctionnaires pour les données et de les aider à les utiliser efficacement et à tirer parti des systèmes existants pour éclairer la prise de décisions. Par conséquent, tous les responsables gouvernementaux concernés devraient être bien informés des conclusions de l'examen sur dossier, qui mettent l'accent sur tout problème lié aux incohérences dans les données communiquées et, par conséquent, sur leurs conséquences. Les hauts responsables du Département de la planification, de la recherche et des statistiques du Ministère de la santé et de ses organismes - le Conseil de gestion des soins de santé primaires de l'État et le Conseil de gestion des hôpitaux, entre autres - devraient participer aux visites de diffusion et de sensibilisation. Alors que le second est responsable de toutes les installations primaires de l'État, le premier supervise toutes les installations secondaires de l'État. Il est important de souligner le fait que ces organismes fonctionnent indépendamment les uns des autres, et qu'il est donc nécessaire de faire participer chacun d'entre eux au processus.
Il est important d'encourager le gouvernement à diriger le processus d'examen des données dès l'étape de la planification. Ceci est aussi important que l'activité elle-même. Lorsque le gouvernement prendra la place du conducteur, il accroîtra son sens des responsabilités et son engagement non seulement à l'égard du processus, mais aussi à faire quelque chose au sujet des résultats, assurant ainsi l'action et la durabilité du processus pour l'amélioration continue de la qualité des données. Le directeur du suivi et de l'évaluation (S&E) du Conseil de gestion des soins de santé primaires de l'État est souvent la personne idéale pour diriger le processus. Ceci est dû au fait que tous les agents de S&E au niveau du GL qui sont responsables de la gestion des données sont sous sa supervision.
Explorer les activités existantes afin de tirer parti de
L'effet de levier est un facteur d'efficacité clé dans tout programme réussi et durable. En effectuant l'examen des données de la PF, il est recommandé de rechercher les activités d'examen des données existantes dans l'État. Dans de nombreux États du Nigéria, il y a plusieurs activités d'examen des données, généralement sur une base mensuelle. Ces activités d'examen des données visent principalement des données ou des éléments de données spécifiques du programme - par exemple, le paludisme et la vaccination systématique - et sont donc parrainées par les partenaires d'exécution pour ces données spécifiques. La première étape consiste à identifier ces activités et à déterminer qui les parraine. Ensuite, rencontrez les parrains et les organisateurs de chaque activité pour discuter des possibilités de mise à profit. Par exemple, s'il existe une activité d'examen des données sur la vaccination systématique organisée et parrainée par un partenaire, prenez contact avec ce dernier et renseignez-vous sur cette activité. Ensuite, demandez s'il est possible d'inclure des éléments de données de PF dans l'examen. Il est probable qu'ils acceptent cette demande et permettent l'inclusion des composantes de la PF. Ils peuvent aussi poliment rejeter votre demande en fonction des délais impartis.
Conseil utile : Ne compromettez pas la qualité de votre examen des données en insistant sur le fait que les données de PF peuvent être fournies dans un délai court. Ne jamais compromettre la qualité par rapport au coût lorsque l'on s'appuie sur d'autres activités existantes. C'est très bien si vous ne voyez pas d'activités existantes sur lesquelles vous pourriez vous appuyer efficacement. Cependant, il convient de noter que le premier choix et la première considération est de s'appuyer sur une activité existante.
Dans une situation où il n'y a pas d'activités d'examen des données appropriées sur lesquelles s'appuyer, prévoir le lancement d'un nouveau programme d'examen. Il peut être financé par l'État ouTCI, par exemple. Préparer un profil d'activité et un budget modeste, cela doit être fait avec l'engagement total des responsables gouvernementaux concernés. Maintenir le budget aussi modeste que possible, de sorte que les réunions d'examen des données, une fois démontrées, puissent devenir quelque chose que le gouvernement peut facilement prendre en charge.
Réunion de planification avec tous les intervenants clés
Avant le début de l'activité, une réunion de planification devrait être tenue. La réunion de planification devrait inclure toutes les parties prenantes clés, et pas seulement les hauts fonctionnaires. Les participants idéaux peuvent inclure des directeurs de S&E du Ministère de la Santé et de ses agences, le Coordinateur de la SMI/SR de l'Etat, le(s) Coordinateur(s) de la SMI/SR du GL et les agents de S&E du GL, entre autres.
Au cours de la réunion, les questions relatives à la qualité des données et aux incohérences devraient être discutées. Les participants doivent être éclairés sur l'importance des données, la nécessité de disposer de données valides et de haute qualité, et les conséquences de la mauvaise qualité des données.
Un résultat important de la réunion devrait être un outil simple ou une liste de contrôle pour l'exercice d'examen des données. L'outil devrait pouvoir répondre aux besoins d'examen des données. Par exemple, une liste de contrôle de l'examen des données élaborée pour remédier aux incohérences des données peut comprendre des colonnes pour différents types de sources de données - registre de PF, formulaires de résumé, etc. - pour permettre la comparaison de différents chiffres. De plus, l'outil devrait avoir un plan d'analyse des données simple. Il devrait également comporter une section sur les principales conclusions et les mesures à prendre. L'outil doit être développé conjointement et rester très simple et sans ambiguïté.
Réalisation de l'activité d'examen
Après avoir élaboré un bon plan, il est maintenant temps de se mettre au travail. Il est temps de mener l'activité d'examen. L'activité peut être menée au niveau de l'installation, au niveau du GL ou au niveau de l'État, selon le besoin et la disponibilité des fonds. La liste de contrôle élaborée sert à examiner et à cerner les problèmes de qualité des données. Il s'agit ensuite d'analyser les données vérifiées et validées et de déterminer les problèmes et les points d'action clés.
Les réunions d'examen des données sont également l'occasion d'examiner et de traiter les changements apportés aux données recueillies. La réunion de révision des données se tiendra mensuellement ou trimestriellement (selon l'État) au niveau du GL et visera initialement la révision des données de PF parmi les sites à fort volume. La réunion d'examen ciblera davantage d'autres domaines de services importants pour la PF, tels que les soins prénatals, la santé maternelle, le service des consultations externes, etc. La réunion sera suivie par le responsable du suivi et de l'évaluation du GL, le responsable de la PF, le coordinateur du GL, des établissements de santé sélectionnés et un superviseur de l'Etat.
Les réunions se tiendront mensuellement ou trimestriellement (selon les États) et visent à améliorer les indices en prêtant attention aux données et en les utilisant pour la prise de décisions. Avant la réunion d'examen des données, tous les agents de S&E du GL envoient leurs tableaux à l'agent de l'EGR de l'Etat pour qu'il les examine et y apporte des corrections. Lors de la réunion, les données de toutes les AGL sont présentées pour le trimestre, en soulignant les succès et les défis rencontrés. Tous les établissements de santé sélectionnés participant à la réunion auront l'occasion de parler des défis rencontrés et des méthodes qu'ils trouvent efficaces.
Processus de rapport et de rétroaction
Un rapport concis devrait être produit à la fin de l'activité. Le rapport devrait comprendre un bref historique, le ou les objectifs, la méthodologie, les principales conclusions, les leçons apprises, les mesures prises et la rétroaction. La rétroaction est aussi importante que l'examen lui-même. Toute incohérence ou tout problème de qualité des données constaté au cours de l'examen doit être discuté avec les fournisseurs de services et les responsables des dossiers des établissements respectifs.
Étude de cas : Expérience de la réunion d'examen des données dans l'État du Niger
TCI a aidé l'Agence de Développement des Soins de Santé Primaires de l'Etat du Niger (NSPHCDA) à organiser des réunions d'examen des données dans 9 AGL de l'Etat du Niger. Plus tôt dans l'exercice, TCI a eu une réunion avec le responsable du S&E de la NSPHCDA et le Directeur de la planification, de la recherche et des statistiques pour examiner l'état de l'analyse et de l'utilisation des données dans l'État. L'État a expliqué que le personnel de S&E du GL se concentrait davantage sur la saisie et la collecte de données provenant des établissements de santé, mais qu'il n'analysait pas les données qu'il entrait dans le DHIS. L'équipe de l'Etat a souligné que, bien qu'elle comprenne l'importance de l'analyse pour saisir les tendances, suivre les progrès et susciter la discussion, elle ne savait pas comment transférer l'ensemble des compétences à l'AGL. TCI a proposé la réunion d'examen des données comme solution à ce problème et l'État a accepté.
Une formation préalable à l'activité a été donnée pour mettre à jour les agents de S&E du GL sur l'utilisation du DHIS pour télécharger, analyser et créer des tableaux sur les données des établissements de santé ainsi que sur les données au niveau du GL. A la fin de la formation, des dates ont été convenues pour la réunion d'examen des données par le personnel de S&E du GL et l'Etat.
Avant la réunion d'examen des données, on a demandé aux agents de S&E du GL d'envoyer les tableaux qu'ils avaient l'intention de présenter à l'agent de S&E de l'État au PHCDA et TCIà l'agent de soutien technique à la recherche, à la surveillance et à l'évaluation du GL pour un examen final avant la présentation. Ce niveau intermédiaire d'examen a permis à l'État de repérer les erreurs, d'apporter des corrections et de faire des suggestions. Lorsque les réunions d'examen des données ont commencé à avoir lieu au niveau de l'AGL, elles ont pris différentes formes dans différentes AGL, l'Etat supervisant toutes les AGL prioritaires. Le personnel de l'établissement a pu consulter les données qu'il avait recueillies au cours du trimestre sous forme de tableau. Cela a permis aux établissements de santé de voir les indicateurs que leur travail améliore directement.
Les établissements de santé très performants ont été reconnus et ils ont partagé leurs expériences avec d'autres établissements de santé, encourageant le mentorat par les pairs. Les problèmes de qualité des données ont été soulignés et les problèmes de prestation de services qui expliquent le faible taux de participation ont été discutés, documentés et signalés en vue de changements. L'une des grandes réussites de ces réunions a été l'inclusion des directeurs des AGL qui ont manifesté leur intérêt pour l'examen des données aux côtés des établissements de santé. Le fait de susciter l'intérêt des intervenants indique que les données pourraient éventuellement être utilisées dans la prise de décisions à tous les niveaux - au niveau de l'installation, du GL et de l'État.
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1. Question
L'analyse des données donne un sens aux données disponibles afin de prendre des décisions éclairées en matière de programmes ou de politiques.
CorrectIncorrect -
Question 2 de 5
2. Question
Lorsqu'une incohérence importante des données est constatée, un examen sur dossier peut être effectué pour comprendre l'origine du problème.
CorrectIncorrect -
Question 3 de 5
3. Question
Le fait de stimuler l'intérêt des représentants du gouvernement à diriger l'examen des données accroît leur sens de la responsabilité de prendre des mesures pour donner suite aux conclusions.
CorrectIncorrect -
Question 4 de 5
4. Question
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