India Toolkit : Plaidoyer

Utilisation des données pour gérer efficacement le programme de planification familiale

But: Cet outil permet de suivre les performances des stratégies de planification familiale (PF) conformément au niveau de réalisation attendu (ELA) en analysant les indicateurs pertinents, ce qui permet de prendre des mesures correctives en temps opportun et d'utiliser les données dans la prise de décision pour atteindre les objectifs de PF du district et de l'État.

Audience:

  • Directeur additionnel / Directeur conjoint (AD/JD)
  • Directeur général - FP et urbain
  • Médecins-chefs (CMO)/Médecins-chefs adjoints (ACMO)
  • Surintendant médical en chef (CMS)
  • Consultant divisionnaire en santé urbaine (DUHC)/gestionnaire de programme de district (DPM)
  • Coordinateur de la santé urbaine (UHC)
  • Gestionnaire HMIS/Gestionnaire FPLMIS
  • Gestionnaires de processus communautaire de la ville (GPCC)
  • Médecins responsables/ responsables d'établissements privés
  • Assistants de recherche (ARO)/ Opérateurs de saisie

Contexte: Le système d'information sur la gestion de la santé (HMIS) du ministère de la santé et du bien-être familial (MoHFW) saisit diverses données relatives à la PF. En outre, le secteur privé communique des données sur le PF au gouvernement par le biais de différents mécanismes. Toutefois, la gestion des données pose des problèmes : les établissements ne communiquent pas de données sur la PF dans le système d'information sur la gestion de la santé ; les formulaires de déclaration sont incomplets ; des incohérences telles que les données sur les DCIU et la stérilisation sont communiquées par des établissements où les services ne sont pas disponibles en raison du manque de prestataires formés, d'équipement, de fournitures et d'infrastructures nécessaires à la réalisation de la procédure, etc. En outre, les données disponibles sur la PF en milieu urbain ne sont pas systématiquement rassemblées, validées, entièrement analysées ou présentées d'une manière qui puisse aider les responsables au niveau du district, les gestionnaires, les administrateurs d'hôpitaux ou les prestataires à comprendre les performances actuelles ou à prendre des décisions programmatiques, basées sur la compréhension de la relation entre les besoins non satisfaits et les ressources disponibles pour la PF dans les établissements du secteur public et privé. Ce n'est que lorsque les données sont analysées et discutées lors de diverses réunions d'examen qu'elles peuvent éclairer les décisions visant à prendre des mesures correctives en temps utile et à encourager les bonnes performances.

Le tutoriel TCI ci-dessous présente un webinaire organisé en mai 2020 pour présenter la solution de gestion des données de TCI.

Preuve de l'efficacité

TCI L'Inde a apporté une assistance technique aux fonctionnaires de 20 villes de l'Uttar Pradesh (UP) pour l'examen et le suivi réguliers des données HMIS afin de prendre des décisions opportunes. Les changements dans le volume annuel de clients de PF au niveau du district, de la ville et de l'UPHC ont été analysés et la manière dont les UPHC ont contribué (ou non) à l'ensemble des accepteurs de PF dans le district a fait l'objet d'un examen approfondi de la part du gouvernement. Ainsi, l'évaluation des tendances du HMIS par ville, par district, par UPHC et par mois grâce à des données en temps quasi réel est devenue une pratique. Les fonctionnaires du gouvernement et TCI India ont examiné les données à chaque niveau et ont formulé en conséquence le plan de coaching, de mentorat et de mise en œuvre pour les villes.

La tendance des données HMIS a aidé le gouvernement de l'UP à comprendre l'importance du modèle de coaching et de mentorat TCI dans l'amélioration des performances de 27 % des villes (20 villes d'intervention) par rapport aux 73 % de villes restantes (55 villes de non-intervention) de l'État, et a fourni des preuves de l'extension des approches à fort impact (HIA) de TCI India dans les villes de non-intervention de l'UP. (voir le graphique de tendance ci-dessous)

La tendance à l'inversion du volume annuel de clients des UPHC des villes soutenues par TCI India pour les contraceptifs réversibles à courte durée d'action (SARC) et les contraceptifs réversibles à longue durée d'action (LARC) est visible et très significative, tandis que dans les autres villes, la tendance est à la baisse, en particulier pour les DCIU, et à la stagnation pour les autres méthodes. La contribution du DCIU à la combinaison de méthodes est significative dans les villes de l'Inde ( TCI ) et sa contribution est également positive dans les réalisations au niveau de la ville. D'autre part, les données des autres villes de l'UP révèlent un nombre total de 19 139 clients par an en avril 2017, qui a atteint 32 397 clients avec une augmentation de 69 % en mars 2020. En outre, une légère augmentation a été enregistrée dans les UPHC pour le SRAC (préservatifs, DMPA et pilules contraceptives orales) et aucun changement n'a été enregistré dans le volume de clients pour les DCIU dans les villes non soutenues par le TCIHC.

En mars 2017, ces 20 villes ont enregistré un volume annuel de 105 763 clients qui atteindra 229 793 numéros en mars 2020. Elles ont également enregistré une augmentation de 119% du volume de clients. En particulier, les DCIU, les injectables, les préservatifs et les pilules.

TCI L'expérience indienne a montré que l'utilisation de données pour la gestion des programmes pouvait être un moyen puissant et peu coûteux d'améliorer l'accès, la qualité des services, la motivation des prestataires et la responsabilisation. Les performances en matière de PF se sont améliorées lorsque les données disponibles ont été analysées régulièrement (présentées sous forme de graphiques linéaires et de diagrammes à barres) lors de réunions d'examen dirigées par l'AD/CMO et qu'elles ont été utilisées pour informer des progrès des stratégies de PF en milieu urbain par rapport à l'ELA au cours de la période donnée. En examinant et en discutant des réalisations mensuelles du programme et des tendances dans le temps, les responsables de la santé ont pu identifier des problèmes spécifiques nécessitant une attention particulière et ont pu prendre des mesures correctives, y compris la réaffectation des ressources humaines et autres pour résoudre ces problèmes. En outre, l'examen systématique des données lors de ces réunions a permis d'accroître la visibilité, l'attention et la priorité accordées au programme de PF urbain en général.

Les données sur les indicateurs de PF urbain présentées par les villes soutenues par TCI India lors des réunions d'examen au niveau de la division ont suscité un intérêt au niveau de la division pour la mise à l'échelle des approches à fort impact (AHI). Cet intérêt a conduit le chef de division, AD, à demander à TCI India de l'aider à développer les approches à haut impact dans les villes de la division qui ne sont pas soutenues par TCI; Ces villes sont Mainpuri (Aligarh), Kasganj (Agra), Deoria (Gorakhpur), Orai/Jalaun (Jhansi), Unnao (Kanpur), Raebareli (Lucknow), Baghpat (Meerut), Sambhal (Moradabad), Fatehpur (Allahabad), Bareilly (Badaun) et Chandauli (Varanasi). Chacune de ces villes a été coachée par des maîtres-coachs (des fonctionnaires sélectionnés dans le système) des sites soutenus par TCI India dans la même division, par exemple Mainpuri a été coachée par des maîtres-coachs d'Aligarh. Ainsi, conformément au modèle de coaching en cascade, les coachs principaux ont coaché le CHU de la ville sur la formation et la régularisation de la plateforme de convergence pour déployer le service statique à jour fixe (FDS)/Antral diwas, renforcer les capacités des ASHA urbaines et initier un rapport et un examen réguliers des données. Ces onze villes ont commencé à organiser des FDS/Antral diwas et ont reporté les données FDS dans le HMIS, une activité jamais réalisée auparavant par aucune de ces villes.

 

Orientations pour l'amélioration de la base de données sur la population des taudis urbains

La clé d'une gestion efficace des données permettant une meilleure prise de décision dans le cadre du programme comprend les étapes suivantes :
1. Déterminer les indicateurs

La détermination des indicateurs de PF qui doivent être saisis est une étape essentielle. Elle doit être basée sur les objectifs du programme ou sur les questions/problèmes qui doivent être abordés pour renforcer le programme de PF de la ville. Par exemple : Atteignons-nous les clients qui ont besoin de services de planification familiale ? Les ressources sont-elles suffisantes pour maintenir la qualité des soins ? En fonction de l'objectif ou de la question, identifiez les indicateurs appropriés, tels que le nombre de clients ayant reçu une méthode de planification familiale ventilée par âge ou le pourcentage d'établissements disposant d'un stock de LARC.

2. Faire une définition opérationnelle des indicateurs

Pour parvenir à une compréhension commune des indicateurs, le numérateur et le dénominateur doivent être clairement définis et, si nécessaire, peuvent être expliqués à l'aide d'exemples.

3. Finaliser la source et la fréquence de la collecte de données

Les indicateurs doivent être finalisés avec leur source (points de collecte des données) et leur fréquence (calendrier de collecte des différents ensembles de données). Par exemple, un indicateur tel que le nombre de clientes bénéficiant de différentes méthodes de PF peut être collecté auprès des établissements sur une base mensuelle. La date de communication des données doit être surveillée, car elle permettra de rationaliser la communication des données provenant de différentes sources.

4. Définir les niveaux de résultats escomptés (ELA)

Sans donner d'objectif en termes de nombre de clients pour les différentes méthodes de PF, les ALE doivent être finalisées, car dans un programme de PF, il est essentiel de fournir un choix éclairé aux couples éligibles. Les ALE peuvent être décidées collectivement avec les parties prenantes en tenant compte des données des années précédentes et des besoins non satisfaits en matière de PF (total et pour les méthodes d'espacement) de la population.

5. Former le personnel à l'utilisation des données

Tout le personnel qui traite les données doit être informé et formé sur tous les formulaires de données, les définitions des indicateurs clés et l'analyse de base des données et des indicateurs. Une formation annuelle/un recyclage sur la gestion des données doit être envisagée et des fonds doivent être mis à disposition par le biais du plan de mise en œuvre du programme (PIP). Les maîtres formateurs/coachs peuvent être identifiés par l'OCM au niveau de la ville.

6. Valider les données pour en améliorer la qualité

Au niveau de l'UPHC, un comité de validation des données doit être constitué et, chaque mois avant la communication des données HMIS, ce comité doit se réunir pour vérifier les données et rectifier les erreurs. Au niveau du district, les données des établissements doivent être validées et une réunion doit être organisée au niveau du district avec les responsables des établissements afin de résoudre les problèmes liés aux données, tels que les erreurs dans les données, les rapports excédentaires ou insuffisants et les retards dans les rapports.

7. Utiliser les données pour le retour d'information

S'il est important que les équipes sanitaires de district, les responsables des établissements et les infirmières sages-femmes auxiliaires examinent les données et les rapports disponibles et prennent des mesures correctives sur la base des lacunes et des faiblesses identifiées, il est tout aussi important de communiquer ces lacunes à l'équipe de manière positive, afin de lui remonter le moral et de l'orienter vers des solutions correctives.

Une façon simple de le faire est d'apprécier et de reconnaître chaque personne dès le début, puis de suggérer des améliorations (y compris d'offrir le soutien ou l'accompagnement par les pairs dont la personne peut avoir besoin) au lieu de blâmer directement, de faire honte en public, car cela démotive les gens.

Points importants sur l'utilisation des données

  • Les indicateurs clés de PF doivent être examinés et discutés lors de réunions mensuelles et de réunions d'examen clés (réunion d'examen de la Société de santé du district/FP/NUHM) par le CMO et les autorités concernées (officiers nodaux, UHC, MOIC, etc.).
  • Des graphiques linéaires et en barres doivent être produits et affichés chaque mois ainsi qu'à la fin de chaque année dans les offices de santé et les établissements du district.
  • Un retour d'information comprenant des diagrammes à barres et des graphiques montrant les performances comparées et les performances dans le temps devrait être fourni à tous les établissements.
  • Les superviseurs à tous les niveaux devraient fournir à chaque membre du personnel un retour d'information et une supervision de soutien à l'aide de données.

Rôles et responsabilités à l'égard de l'utilisation des données pour la gestion du programme

AD/JD/Général FP et urbain

  • Inscrire l'examen des données relatives aux PF urbains à l'ordre du jour de tous les types de réunions d'examen.
  • Donner des conseils à toutes les villes pour qu'elles fassent de cet outil l'un des documents d'orientation permettant d'utiliser efficacement les données pour renforcer le programme de PF urbain.

CMO/ACMO

  • Veiller à ce que les installations communiquent des données de façon régulière et en temps opportun, conformément au processus de flux de données défini
  • S'assurer que l'ensemble du personnel chargé de la gestion des données a reçu une formation appropriée et, le cas échéant, proposer des cours de recyclage.
  • Partager le modèle standard pour les rapports mensuels et l'examen des indicateurs clés de PF au niveau du district (analyse par établissement, par méthode et par mois).
  • Veiller à ce que le PIP prévoie des fonds pour les réunions d'examen et la formation du personnel à la gestion des données Veiller à l'utilisation des données lors des visites régulières de supervision de soutien effectuées par les responsables nodaux, les ACMO, les DPM et les CCPM pour soutenir les prestataires, les CHU et les établissements en vue d'améliorer les performances.
  • Reconnaître les personnes les plus performantes et donner une rétroaction constructive aux autres pour l'amélioration des programmes
  • Inciter les établissements du secteur privé à communiquer des données sur les indicateurs convenus concernant les services de PF qu'ils fournissent pour le téléchargement dans le système d'information sur les ménages.
  • Émettre des directives pour la formation et la réunion régulière d'un comité de validation des données au niveau de l'UPHC.
  • Émettre une directive à l'intention des établissements où les erreurs dans les rapports de données sont constantes.
  • Émettre des directives à l'intention des établissements dont les performances en matière de services de PF sont insuffisantes.

CMS/DUHC/Nodal Officer- Urban Health and Family Planning (CMS/DUHC/Office nodal de la santé urbaine et de la planification familiale)

  • Examiner les performances des prestataires en ce qui concerne les services fournis dans l'établissement (par méthode et par mois).
  • Examiner les données de PF post-partum et post-avortement par rapport aux accouchements institutionnels et aux avortements cliniques respectivement.
  • Donner un retour d'information constructif aux prestataires pour rectifier les problèmes identifiés et les aider à s'améliorer.

Officier médical responsable (OMR)

  • Collecter et rassembler les données des ANM et des UPHC et les examiner pour s'assurer qu'elles sont complètes et exactes avant de les transmettre au HMIS.
  • Examiner les performances des ASHA lors des réunions périodiques des ASHA et des ANM.
  • Sur la base des données, donner un retour d'information constructif au personnel de l'UPHC, aux ANM et aux ASHA afin de rectifier les problèmes identifiés et de les aider à s'améliorer.
  • Veiller à ce que les réunions du comité de validation des données se tiennent régulièrement et que les décisions prises soient respectées afin de rectifier les erreurs et d'améliorer la qualité des données.
  • Veiller à ce que les données soient collectées, rassemblées et validées en temps voulu pour être téléchargées dans le système d'information sur les ménages.

CCPM

  • Assurer le renforcement des capacités des ASHA et des ANM en matière de communication des données.
  • En coordination avec le ministère de l'intérieur et des collectivités locales, procéder à un examen périodique des performances des ASHA en ce qui concerne les indicateurs de planification familiale.

ANM

  • Former les ASHA à planifier les visites à domicile sur la base des données et à en rendre compte au fonctionnaire supérieur compétent.
  • Former les ASHA à tenir à jour le rapport quotidien des visites de terrain dans le registre de l'indice de santé urbaine/le format de rapport spécifié.
  • Rapport mensuel sur les indicateurs donnés, tels que le nombre de clients ayant obtenu des services de PF dans les secteurs public et privé.

Suivi de l'utilisation des données de PF pour la gestion du programme

La surveillance de l'utilisation des données pour la gestion du programme devrait être fondée sur les indicateurs suivants :

1. Activités | HMIS | Pour les indicateurs 3-9 rapport mensuel de l'établissement/du point de prestation de services
  • Pourcentage d'établissements/de points de prestation de services (publics et privés) déclarés dans le système d'information sur les ménages (HMIS)
  • Pourcentage d'établissements/de points de prestation de services (publics et privés) faisant état d'indicateurs de PF dans le système d'information sur les ménages (HMIS)
  • Nombre et pourcentage d'accepteurs de PF, par méthode, par établissement (public et privé)
  • Pourcentages spécifiques à la méthode de tous les accepteurs de PF par installation
  • Nombre de jours de service à jour fixe (FDS), par installation
  • Nombre de clients servis par SDF
  • Nombre de nouveaux accepteurs de PF mobilisés par ASHA
  • Nombre et pourcentage d'accepteurs de la planification familiale post-partum (PPFP), par méthode
  • Nombre et pourcentage d'accepteurs de la planification familiale post-avortement (PAFP), par méthode et par établissement
  • Nombre de prestataires de services posant un DCIU et administrant un contraceptif injectable
2. Ressources humaines | Rapport mensuel sur les installations
  • Pourcentage de postes pourvus par rapport aux postes prévus (rapport et révision trimestriels)
  • Médecins formés à NSV / minilap, par établissement
  • UPHC - médecins, personnel, infirmières, ANM, conseillers en PF, ASHA
3. Formation/renforcement des capacités | Base de données des formations mise à jour périodiquement
  • Nombre de membres du personnel formés, tel qu'indiqué par l'établissement (rapporté et revu périodiquement)
  • Nombre de chirurgiens NSV formés
  • Nombre d'infirmières/ANM formées au PPIUCD
  • Nombre de médecins formés à la stérilisation féminine par minilap/laparoscopie
  • Nombre d'ASHA formés au PF
  • Nombre de médecins/infirmières formés aux nouvelles méthodes contraceptives
4. Budget - Rapport fiscal mensuel du district
  • Pourcentage des fonds utilisés par rapport aux fonds budgétés, par la ville (rapport et examen mensuel et annuel)
5. Accréditation : pour l'UP, tableau de bord Hausala Sajheedari ; pour les autres États, rapport mensuel pour le ministère de la santé.
  • Nombre d'installations accréditées par divers régimes gouvernementaux
6. Marchandises et équipements | Format mensuel d'indentation des installations et portail FPLMIS
  • Ruptures de stock de contraceptifs par méthode, par mois et par établissement (rapportées et examinées chaque mois et chaque année)
    • Équipement disponible et fonctionnel par rapport aux prévisions
    • Les forceps de Kelly
    • kit IUCD
    • kit NSV
    • Mini kit de tour de piste
    • Laproscope
  • Mise en place en ligne par le personnel de l'UPHC et les ASHA sur le portail FPLMIS

Natures comptables

Les éléments de coût suivants sont nécessaires pour un système efficace d'utilisation et de gestion des données. Leurs codes PIP sont indiqués ci-dessous pour faciliter la référence. Un État peut déjà disposer de ces éléments, mais si ce n'est pas le cas, ils doivent être budgétisés dans le PIP.

Ce tableau est indicatif et illustre la manière dont les éléments de coût sont fournis dans un PIP gouvernemental, indiquant ainsi au public où chercher les éléments liés à une tâche particulière, telle que l'utilisation de données pour gérer efficacement le programme de PF.

Sl. Non.
Code FMR
Éléments de coût / poste budgétaire PIP
146 HSS (U.6) Planification et gestion de programme
(Réunion d'examen sous NUHM, planification et suivi et évaluation)

49 J

RCH 6 M&E- Journée mondiale de la population et quinzaine de la vasectomie
50 J RCH 6 S&E - Autres composantes de la planification familiale

Source : Directive PIP du NHM 2022-2024

Durabilité

Le système HMIS de routine fournit les données de base, tandis que le personnel qui saisit les données et effectue l'analyse de base est déjà en place. Si les données disponibles sont analysées et intégrées au processus d'examen de routine, où les personnes peuvent voir l'avantage d'analyser les données et de les utiliser pour apporter les corrections/adaptations nécessaires, alors l'ensemble du processus de collecte, d'analyse et de retour d'information sera durable.

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