Codification de l'approche de mise en place des instances de coordination (UCG, CCP)

De quoi s'agit-il ?

Cette approche consiste à appuyer les villes à mettre en place des instances de coordination telles que l'Unité de Coordination et de Gestion (UCG) et le Comité Conjoint de Pilotage (CCP) pour le suivi et la mise en œuvre des activités du Programme. Il s'agit spécifiquement de signer par arrêté du Maire la mise en place de ces deux cadres qui permettent l'institutionnalisation de cette approche.

Elle permet de créer des cadres d'échanges et de discussions entre les différentes parties prenantes pour assurer la mise en œuvre, le suivi et la planification des activités du programme impliquant les acteurs locaux en ce qui concerne l'UCG et de fournir des analyses, des conseils, des recommandations et des orientations pour une bonne mise en œuvre en ce qui concerne le CCP. Cette assistance technique portera essentiellement sur :

• L'identification des missions de l'UCG et du CCP
• La définition des rôles et responsabilités des différents membres des instances
• L'identification des membres de l'UCG et du CCP ;
• La signature des arrêtés de mise en place de l'UCG et du CCP par le Maire
• L'orientation des points focaux du système de santé et de la municipalité sur le principe des instances de coordination
• L'appui à la détermination de la bonne fréquence des réunions des instances de coordination
• L'appui à l'élaboration des outils de fonctionnement des instances de coordination

 Elle a pour objectifs, de :

• Promouvoir la collaboration entre le système de santé et la municipalité
• Assurer une bonne planification et exécution des activités grâce à la tenue fréquente des réunions des différentes instances
• D'impliquer l'ensemble des acteurs locaux intervenant dans la PF/SSRAJ
• D'assurer un bon suivi de la mise en œuvre des activités
• D'impliquer l'ensemble des acteurs locaux dans la mise en œuvre du programme
• De recueillir les avis et recommandations de toutes les parties prenantes

Quels sont les bénéfices de cette approche ?

• Les compétences en matière de planification sont améliorées pour la Commune ;
• Une meilleure exécution des activités par la Commune ;
• Appropriation de l'approche d'intégration des activités de la Commune et du système de santé dans leur plan de travail ;
• Meilleure collaboration entre le système de santé et la municipalité dans la coordination de l'offre de service sanitaire

Comment la mettre en œuvre ?

La mise en œuvre de l'approche de mise en place des instances de coordination passe par quatre (4) étapes. Elle se présente comme suit :

 Indicateurs de mesure

• Le nombre de réunions tenues
• Les catégories d'acteurs représentés dans les réunions
• Le niveau de mise en œuvre des activités du plan de renforcement PF/SSRAJ de la ville

Conseils

• Quelle est la clé du succès
  • Identifier les personnes ressource au sein de la Municipalité et du système de santé pour animer le fonctionnement des instances ;
  • Elaborer un plan de travail réaliste et réalisable
  • Bien documenter les approches et bonnes pratiques

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  Défis

  • • Assurer le fonctionnement des instances de coordination par une bonne animation et la tenue régulière des réunions avec la pleine participation des membres
    • Intégrer ces instances dans le dispositif et le cadre institutionnel de la municipalité

  Approches de solutions

  • • Responsabiliser les personnes ressources de la Commune
    • Mettre à disposition de la Commune les outils de planification
    • Identifier les personnes ressource et renforcer leurs capacités en matière de planification
    • Elaborer des plans d'actions réalistes

 Preuves

Dans la mise en œuvre du modèle, l'approche de mise en place des instances de coordination et de collaboration s'est inscrite dans une logique d'institutionnalisation et de pérennisation. C'est ainsi que par arrêté du Maire les instances ont été instituées. Pour assurer la fonctionnalité les réunions de l'UCG se tiennent sur une fréquence mensuelle et trimestrielle en ce qui concerne le CCP. La fonctionnalité des instances de coordination a permis :

• Une meilleure collaboration entre le système de santé et la municipalité. En effet, la mise en place des instances de coordination a permis aux deux entités de créer un cadre de dialogue et d'échanges qui auparavant ne se tenaient pas systématiquement dans la ville.
• Les élus locaux comprennent mieux les enjeux liés à la mise en œuvre du programme PF/SSRAJ dans la ville. En effet, avec l'appui du HUB les Districts ont formé les élus locaux sur l'importance de la PF/SSRAJ dans le développement local.
• La prise en compte de la PF/SSRAJ dans les priorités de la municipalité, intégrant ainsi la PF/SSRAJ dans les documents de planification locale. C'est ainsi que Les 6 Communes d'Abidjan ont inscrit dans leur plan triennal d'investissement un montant pour financer les activités PF/SSRAJ. Cela s'est traduit par une meilleure mobilisation des ressources locales.

Estimation des coûts

Les postes de dépenses à prendre en compte sont :

• La tenue des réunions mensuelle pour l'UCG et semestrielle pour le CCP
  • Pause-café
  • Transport des participants

Durabilité

L'institutionnalisation de l'approche réside dans le fait que les acteurs de mise en œuvre des activités de santé collaborent en permanence du fait